Tuhat-tutkimustietojärjestelmä: Tallenna tietoja

Ohjeet tutkimustietojen raportointiin ja käyttöön tutkimusportaalia, yliopiston verkkosivuja ja tutkimuksen vuosiraportointia varten.

Tuhatin asiakaspalvelu

Tarvitsetko tukea järjestelmän käytössä? Ota yhteyttä Tuhat-infoon (Helsingin yliopiston kirjasto)

Tuhatin linkit

Tuhatin tallennuslomakkeiden säännöllinen käyttökatko

Tuhat-järjestelmässä on katko joka kuukauden 2. torstai klo 9-15 välillä, usein n. klo 12.

Katko kestää yleensä noin  n. 15-30 min.

Tuhatin henkilöprofiili ja käyttöoikeudet, tietosuoja

  • Henkilötietojen tietolähteinä ovat yliopiston henkilöstöjärjestelmä, palkanmaksujärjestelmä sekä opintorekisteri.
  • Henkilöprofiili luodaan automaattisesti Helsingin yliopiston tutkijoille ja muulle henkilöstölle. Henkilöllä tulee olla
    1. HY:n sähköpostiosoite ja käyttäjätunnus
    2. Voimassa oleva yhteys yliopistoon, joka voi olla: 
      • Palvelussuhde.
      • Muu sopimussuhde: professori-, dosentti-, vierailevan tutkijan tai apurahatutkijan sopimus, tai dosentuuri.
      • Tohtorikoulutus; läsnä- tai poissaolevaksi ilmoittautunut tai valmistunut.
  • Profiilin luonnin ajankohta: Palvelussuhteisten profiili luodaan ensimmäisen palkanmaksupäivän jälkeen. Muut nopeammin.
  • Henkilöprofiiliin tuodaan seuraavat henkilötiedot:  
    • Henkilön sukunimi, etunimi,
    • Yksikkö, alku- ja loppupvm, nimike, henkilöstöryhmä, sähköpostiosoite, puhelinnumero.
      • Palvelussuhteisen yksikkö on palkanmaksuyksikkö.
      • Muun sopimussuhteisen yksikkö on sopimusyksikkö.
      • Väitöskirjatutkijan yksikkö on tohtoriohjelma.
  • Käyttöoikeudet on henkilöillä, jolla on Tuhatissa henkilöprofiili. 
    • Tuntiopettajan sopimus ei luo käyttöoikeuksia.  
    • Henkilökäyttäjä voi muokata omia henkilötietojaan sekä lisätä julkaisuja ja muita Tuhat-tietoja. 
    • Järjestelmään voidaan antaa yksikkötason käyttöoikeuksia käyttäjile, joiden työn kannalta tällaiset oikeudet ovat tarpeen.
  • Käyttäjätunnus on HY:n käyttäjätunnus (pääsääntö).  
    • Käyttäjätunnuksen voimassaolo selviää tästä (linkki vie itsepalveluun)
    • Jos käytät tunnistautumisessa muuta käyttäjätunnusta, kirjaudu tästä (linkki vie Tuhatissa omalle kirjautumissivulle). (poikkeus)
    • Ongelmia kirjautumisessa? tai ota yhteyttä Tuhatin asiakaspalveluun.
  • Tutkimusyhteisöjen ja -ryhmien affiliaatiot ylläpidetään Tuhatissa.
    • Ylläpidosta huolehtii joko yhteisö/ryhmä itse tai Tuhatin asiakaspalvelu
    • Tutkimusyhteisön ja -ryhmän luonti Tuhatiin on kuvattu tarkemmin tässä (linkki vie toiseen kohtaan tällä sivulla)
  • HUS ja muut HYKS ERVA alueen tutkijat
    • Kirjasto lisää HYKS erva-alueen sairaanhoitopiireissä toimivat tutkijat julkaisujen raportoinnin yhteydessä, mutta tutkijoille ei oletuksena luoda käyttöoikeuksia omiin tietoihin. Jos tutkija haluaa käynnistää ORCID-tiedonsiirron (Orcid.org; ohje) tai muuten muokata omaa henkilöpforiiliaan, henkilöt voivat hakea järjestelmän käyttöoikeuksia HUS-intran tai Terkon kautta. Helsingin yliopiston kirjasto importoi HYKS Ervan julkaisut automaattisesti WOS:sta, joten tutkijat eivät julkaisujen raportointia varten tarvitse käyttöoikeuksia.
  • Tutkimusportaalin henkilöprofiiliin tarvitaan voimassa oleva affiliaatio Tuhatissa
    • Järjestelmä julkaisee profiilin automaattisesti, jos kuulut johonkin seuraavista ryhmistä: 
      1. Opetus- ja tutkimushenkilöstö
      2. Professori-, dosentti-, vierailevan tutkijan tai apurahatutkijan sopimus. 
      3. Dosentit
      4. HYKS erityisvastuualueen tutkija
    • Muut henkilöt julkaisevat profiilinsa itse. 
    • Ohje tutkimusportaalista on tässä (linkki vie toiseen kohtaan tällä sivulla).
  • Henkilötietojen jako muiden palveluiden käyttöön
    • Seuraavat henkilötiedot siirtyvät automaattisesti myös muihin palveluihin
      • Henkilön tieteenala OKM:n henkilöstöraportointiin ja HY:n henkilöhakuun.
      • Tutkimusyhteisötyyppiset yksikkötiedot  HY:n henkilöhakuun ja tutkimusyhteisöjen verkkosivuille helsinki.fi:ssä
    • Seuraavat henkilötiedot siirtyvät henkilön itse antaman luvan perusteella: 
      • Yksikkötiedot, julkaisut ja aktiviteetit sekä ORCID-tunniste ORCID:iin
  • Tietosuoja: Tutkijoiden ja asiantuntijoiden henkilötietojen käsittelyn tietosuojailmoitus löytyy yliopiston tietosuojasivulta.

Tutkimuksen vuosiraportointi

  • Yliopisto muodostaa omaan käyttöönsä tilastoja ja raportteja, sekä raportoi OKM:lle yliopistojen rahanjakomallin tiedonkeruun mukaisesti.
  • Tutkimuksen vuosiraportoinnin vaatimukset on selitetty yliopiston intranetissä (kirjautuminen yliopiston käyttäjätunnuksilla).
  • Katso videoita vuosiraportoinnin tietojen tallentamisesta: 
    • Tutkimuksen vuosiraraportointi Tuhatissa. Video englanniksi: Youtube
    • Miten suodatat Tuhatin julkaisulistaan vain ne julkaisut, joista puuttuu tiedosto. Video englanniksi: HY Unitube-katsomo
    • Miten lisäät tieteenalat ja niille vapaita avainsanoja: Video englanniksi: HY Unitube-katsomo
    • Kuinka rinnakkaistallennat julkaisun Tuhatiin. Video suomeksi: HY Unitube-katsomo
  • Tarkemmat kirjalliset ohjeet, miten tiedot tallennetaan Tuhat-järjestelmään: 
  • Raportoitu data on käytettävissä näissä palveluissa.

Tutkimusportaali

  • Tutkimusportaali julkaisee Tuhatin tallennuspuolelle tallennetut tiedot.
    • Tutkimusportaalin osoite on https://researchportal.helsinki.fi 
    • Portaali näyttää ne Tuhatiin tallennetut tiedot, joiden näkyvyys on julkinen.
    • Tiedon näkyvyyden voi muuttaa jokainen kyseiseen tietoon linkitetty henkilö, jolla on Tuhatin käyttöoikeudet. . 
    • Tiedot julkaistaan pääsääntöisesti muutaman minuutin kuluessa tiedon tallentamisesta. 
    • Tutkimusportaalin julkaisu-, projekti- ja aktiviteettiluettelot näytetään myös yliopiston henkilöhaussa.
    • Helsinki.fi poimii portaalista henkilösivujen lisäksi tietoja myös organisaation, projektin tai infrastruktuurien sivuille.
    • Tutkimusportaalin saavutettavuusseloste on tässä (linkki tämän ohjeen toiselle sivulle)
  • Henkilön tiedot tutkimusportaalissa
    • Ohje henkilötietojen muokkaamisesta on tässä (linkki vie alemmaksi tällä sivulla)
    • Portaalisivu muodostuu automaattisesti kaikille sopimussuhteisille henkilöille. Tuhatissa on oltava voimassa oleva affiliaatio.
    • Voit valita, mitkä organisaatiot näkyvät omassa profiilissa.
      • Avaa henkilölomake Tuhatissa, mene portaaliprofiili-välilehdelle.
      •  
      • Valitse mitkä organisaatiot näkyvät. 
    • Henkilön kuvailutiedot (sivun yläosassa)
      • Katso kuvasta oikealla, mitä tietoja voit muuttaa portaalisivullasi.
      • Avaa henkilölomake Tuhatissa. Metadata-välilehdellä voit tehdä seuraavat toiminnot:
        • Muuta nimi (ohje)
        • Muuta oman sivun näkyvyys (ohje)
        • Lisää kuva (ohje),
        • Lisää linkki
        • Lisää ORCID (ohje) tai muita tutkijatunnisteita(ohje),
        • LIsää CV tiedosto luomalla julkinen CV CV-työkalulla (ohje),
        • kuvailutietoja (ohje),
        • koulutus- ja pätevyystietoja (ohje)
    • Projekti-, julkaisu-, aktiviteetti- jne luettelot
      • Portaali näyttää oletuksena etusivulla viisi viimeksi tallennettua julkaisua, projektia ja aktiviteettia.
      • Voit myös valita etusivulle tietyt julkaisut, projektit ja aktiviteetit: mene henkilötietolomakkeen välilehdelle "Korostettu sisältö", valitse tiedot ja Tallenna. 
    • Maailman kartta Collaboration Map) näyttää viiden viimeisen vuoden projektien ja julkaisujen kumppaneiden maat.
      • Kartan voi poistaa näkyvistä.
      • Avaa henkilölomake Tuhatissa, mene portaaliprofiili-välilehdelle
      • Poista kartta. 
      • Helpoin tapa lisätä maatietoja on lisätä projekteille kumppanit ja kumppanille maa. 
    • Graafi projektien ja julkaisujen lukumääristä muodostuu automaattisesti eikä sitä voi poistaa.
  • Projektit tutkimusportaalissa
    • Projekti näkyy tutkimusportaalissa, kun sen näkyvyys=Julkinen.
    • 8.8.2022 alkaen uudet täydentävän rahoituksen projektit näkyvät tutkimusportaalissa automaattisesti. 
    • Jotta projekti ja sen rahoitus näkyisivät portaalissa, molempien näkyvyys tulee olla "Julkinen".
    • Jokainen projektiin linkitetty henkilö voi käsitellä projektin näkyvyys-tietoja.
    • Rahoitukset (Awards) näkyvät tutkimusportaalissa vain projektien kautta. Liitä siis ensin myöntö projektiin.
    • Ohje projekti- ja rahoitustietojen käsittelyyn on tässä (linkki vie alemmaksi tällä sivulla)

Muokkaa henkilötietoja tutkimusportaaliin, yliopiston henkilöhakuun ja raportointiin

Henkilötietojen tallennuslomake

  • Aloita henkilötietojen muokkaus klikkaamalla kirjautumisen jälkeen Muokkaa profiilia (Edit profile) (kuva 1).  Tallennuspuolella tutkijan alkusivun ulkoasu muuttui kesäkuussa 2021. Katso uuden alkusivun esittely täällä.
  • Henkilötietojen käsittelylomake avautuu uuteen ikkunaan (kuva 2) - muokkausten jälkeen muista tallentaa lomakkeen alaosassa.
  • Muista aina tallentaa henkilötietolomake, jotta tekemäsi muutokset päivittyvät Tuhatin tietokantaan ja päivittyvät portaaliin. 

Henkilön kuvailutiedot

  • Nimi: Henkilön virallinen nimi siirtyy Tuhat-järjestelmään yliopiston henkilötiedoista (SAP HR, opintorekisteri)
  • Nimi eri versioina: Jos haluat käyttää jotain muuta nimeä, toimi seuraavasti:
    • Klikkaa "Lisää nimivariantti..."
    • Valitse nimen tyyppi
      • Tietojen tallennuksessa käytettävä nimi (Default publishing name) = järjestelmä lisää tämän nimen oletuksena kaikkiin Tuhatissa tallennettaviin tietoihin. Nimeä voi muuttaa vielä julkaisun tallennuksen yhteydessä. 
      • Entinen nimi (Former name). Ei näy Tuhatin portaalissa. 
      • Tunnettu nimellä (Known as name). Tämä näkyy portaalissa.
    • Lisää Etunimi ja Sukunimi ja klikkaa Apply.
  • Nimikkeet: Henkilön HY-organisaatioon liittyvän tehtävän nimike näkyy organisaatioaffiliaation yhteydessä automaattisesti, joten tässä kohdassa voi kertoa muita nimikkeitä. Nämä nimikkeet näkyvät portaalissa heti nimen alla. Henkilö tallentaa tiedot itse. Nimikeluokitus: 
    • Arvonimi nimen jälkeen (Post-nominal title). Näkyy portaalissa nimen jälkeen samalla rivillä.
    • Nimike (title)
    • Nimitys (Designation)
    • Arvonimi (Honorary title)
  • Tunniste: Kohdassa tunniste näkyy yliopiston henkilöstölle henkilöstönumero ja yliopiston opiskelijanumero. Voi täydnetää tähän seuraavat tunnisteet: 
    • Scopus Author ID
    • Researcher ID (ISI Web of Knowledge henkilötunniste)
    • Mendeley ID
    • bepressID (Digital commons)
  • ORCID: ORCID on avoin kansainvälinen tutkijatunniste. Lue lisää http://www.tutkijatunniste.fi.
    • Yliopisto kannustaa tutkijoita hankkimaan ORCID-tunnuksen ja käyttämään sitä aktiviisesti verkkonäkyvyydessä, kuten julkaisemisessa, rahoitushauissa, blogeissa, kotisivuilla jne.
    • ORCID on myös tutkimusportaali, joka kokoa tietojasi eri lähteistä.
    • Voi käyttää ORCIDia Tuhatissa kahdella tavalla
      • A) Jos haluat sallia omien tietojesi siirron kerran viikossa Tuhatista ORCID-palveluun, yhdistä Tuhat-henkilöprofiilisi ja ORCID-profiiliin.
        • Tuhatista Orcidiin siirtyvät tiedot ovat:
          • julkaisut, jotka on tarkistettu (käsittelyvaihe on Approved) ja joiden näkyvyys on julkinen (Public)
          • muut tutkijatunnisteet
          • linkki henkilön Tuhat-portaaliin
          • henkilön affiliaatio Helsingin yliopistoon (kustantajien käyttöön).
          • Myös julkaisut joissa ei ole HY-affiliaatiota siirtyvät nyt (aiemmin eivät siirtyneet)
        • Yhdistäminen tehdään seuraavast. Tietosuojan takia henkilön on tehtävä tämä toimenpide itse. Lue tästä lisää, mitä hyötyjä ORCID-palvelun käyttämisestä on sinulle. Noudata näytön ohjeita. Katso esimerkkivideo tästä
        • Huom! toistaiseksi käytä Firefoxia kun yhdistät Tuhat-profiilisi ORCID:iin! Chromen ja Edgen kanssa on tällä hetkellä ongelmia joita selvitellään.
        • Klikkaa painiketta "Luo tai liitä ORCID-tunnisteesi".
          • Lomake vie ORCID.org –palveluun, jossa voit joko luoda tunnisteen tai hakea Tuhatiin jo aiemmin luodun tunnisteen 
          • Samalla annat HY:lle luvan tietojesi synkronointiin ORCID-palveluun. Jos vaihdat yliopistoa, HY kannattaa poistaa kohdasta Orcid.org -> Account Settings -> Trusted organisation.
          • Lopuksi Tuhat-profiilissasi muista tallentaa muutokset Save-napista, muuten ne häviävät!
            • Varmuuden vuoksi Save-nappulan painamisen jälkeen kannattaa vielä aukaista profiili ja katsoa että ORCID-tunniste on profiilissa.
      • B) Jos et halua käyttää Tuhat-tietojen synkronointipalvelua, vaan ainoastaan informoida yliopistoa ORCID-tunnisteestasi ja lisätä sen Tuhat-portaaliin, toimi seuraavasti: 
        • Luo itsellesi ORCID-tunniste orcid.org -palvelussa
        • Kopioi tunnus sähköpostiin ja lähetä se tuhat-infoon tallennettavaksi. Kun hallinto tallentaa ORCID-tunnisteen tutkijan puolesta Tuhatiin, tietojen siirto Tuhatista ORCIDiin ei aktivoidu
      • Ryhdy käyttämään tunnistetta kaikessa verkkonäkyvyydessä.
  • Kasvokuva: "Lisää tiedosto" toiminnolla voit lisätä kasvokuvasi.
  • Linkit: Linkit näkyvät tutkimusportaalissa henkilön kasvokuvan alapuolella kuvakkeina.  
    • Valitse linkille tyyppi, jolloin tutkimusportaali valitsee kullekin linkkityypille sopivan kuvakkeen. 
  • Ansioluettelo (CV) sekä tutkimuksen ja opetuksen kuvaus tekstinä
    • Tutkija voi lisätä julkiseen Tuhat-profiiliin kuvailevaa tekstiä ja linkkejä.
    • Tekstien tulisi olla lyhyet ja napakat, jotta niiden lukeminen olisi helppoa. Mikäli kirjoitat tekstisi suomeksi, käännäthän sen myös englanniksi. ​
    • Tekstille voi valita jonkin seuraavista otsikoista:
      • Ansioluettelo
      • Tutkimuksen ja opetuksen kuvaus
      • Koulutustiedot
  • Affiliaatiot Helsingin yliopistossa
    • Henkilön yksikkötiedot tulevat joko tiedonsiirrolla yliopiston henkilöstöjärjestelmästä ja opintotietojärjestelmästä, tai yksikkö on tallentanut tiedon suoraan Tuhatiin.  
      • Tiedonsiirron merkkinä näkyy kaksi nuolta päällekkäin ympyränä. Mikäli näissä tiedoissa on virheitä, voit pyytää korjausta oman yksikkösi henkilöstöasioiden hoitajalta.
      • Yksikön suoraan Tuhatiin tekemän tallennuksen merkkinä vaakaviiva. Mikäli näissä tiedoissa on virheitä, ota yhteytta Tuhat-infoon
  • Ulkopuoliset affiliaatiot
    • Lisää ulkopuolinen organisaatio: hae luettelosta ulkopuolinen organisaatio tai tarvittaessa lisää uusi organisaatio. 
    • Lisää nimike, anna alkupäivämäärä ja tarvittaessa loppupäivämäärä.
  • Tieteenalat
    • Klikkaa "Lisää avainsanoja", valitse valikosta tarkin mahdollinen taso (kolminumeroinen tai nelinumeroinen tieteenalakoodi).
    • Täydennä vapailla avainsanoilla, joilla kuvaat tieteenalaasi tarkemmin. Vapaat asiasanat olisi hyvä myös kääntää suomeksi. Tämä lisää tietojesi löydettävyyttä Tuhatin julkisessa portaalissa.
  • Koulutus/pätevyydet
    • Koulutus- ja pätevyystiedot henkilö antaa itse. 
    • Tässä osiossa näytetään myös vastuullisen tutkijan aseman hakemuksen tiedot. Kaikilla on näkyvissä otsikko "Vastuullinen tutkija". Jos henkilöllä on vastuullisen tutkijan asema, tuon otsikon alapuolella on yksikön tiedot. 
  • Näkyvyys portaalissa
    • Näillä asetuksilla henkilö avaa ja sulkee omat tietonsa pois tutkimusportaalista. 
      • Avoin näkyvyys = Henkilön tiedot näkyvät portaalissa. Tämä on oletuksena kaikilla henkilöillä näin. 
      • HY:n sisäverkko = Ei käytetä enää. Toimi aiemmassa portaalissa.
      • Vain tallennuspuolelle kirjautuneet = Henkilön tiedot eivät näy portaalissa. Henkilö näkyy vain Tuhat-järjestelmään kirjautuneille tutkijoille silloin kun he lisäävät esimerkiksi julkaisuun tai projektiin henkilöitä. Pääkäyttäjät näkevät edelleen henkilön kaikki tiedot. 
  • Tallenna!
    • Muista aina tallentaa. Tällöin muutokset näkyvät Tuhat-järjestelmässä ja tutkimusportaalissa. 

Projektit ja rahoitus

Yleistä Tuhatin projektitiedoista

  • Projektit  kuvaavat tutkimustoimintaasi. Tuhatissa projekteina voidaan esittää lyhyitä projekteja tai laajoja hankkeita. Projekteilla voi olla hierarkia ja niitä voi linkittää toisiinsa.
  • Kilpaillun tutkimusrahoituksen projektit ja rahoitustiedot luodaan Tuhatiin automaattisesti HY:n talous- ja rahoituspäätöstietojen pohjalta.
    • Projektin henkilöinä on projektinjohtaja ja hänen yksikkötietona talousprojektin yksikkö (pääwbsin yksikkö). Myöhemmin saamme projektille työaikaa kohdentaneet henkilöt.
    • Projektin rahoitus sijoittuu Tuhatissa Rahoitus-moduuliin, alla lisää
    • Projektit näkyvät tutkimusportaalissa automaattisesti, mutta voit asetaa projektin myös piiloon (näkyvyys = "Vain tallennuspuolelle kirjautuneet").
    • Jos nykyistä projektiasi ei Tuhatissa näy, voit kysyä siitä tuhat-infosta.
    • Tarkempi kuvaus tietojen poiminnasta on kirjaston wikissä. (kirjautuminen HY tunnuksilla)
  • Tuhatissa voit muokata projektisi tietoja. Voit esimerkiksi lisätä projektille kuvailevan nimen, sekä muita kuvailutietoja, ja linkittää sen muihin Tuhat-tietoihin. Voit lisätä projektille muita henkilöitä, jos henkilöllä on Tuhat-profiili.
  • Projektiin linkitetyillä henkilöillä on automaattisesti projektien käsittelyoikeudet. Hallinnollisia käyttöoikeuksia voi pyytää yksikkökohtaisesti, jolloin käyttäjä voi käsitellä yksikön kaikkia projekteja. 
  • Projektit näkyvät Tuhatin tallennuspuolella aikajanalla. Kun klikkaat aikajanalla projektia, näet myös projektiin linkitetyt muut tiedot: 
  • esimerkki

Jos projekti on Tuhatissa useamman kerran

  • Jos projekti on Tuhatissa useampaan kertaan, voidaan nämä yhdistää tai poistaa ylimääräiset. Ota yhteyttä tuhat-infoon tai yksikkösi Tuhat-projektitietojen käsittelijään.
  • Yhdistämisessä aiemmin tallentamasi tiedot siirtyvät tiedonsiirrolla luotuun versioon. Tietoihin rikastuu wbskoodi, rahoituspäätösnumero, pää- ja aliwbs:ien projektinjohtajat sekä mahdollisesti työaikaa kohdentaneet henkilöt.

Muokkaa Tuhatiin tallennettua projektia.

  • Valitse projekti listasta. Voit suodattaa listaa klikkaamalla projektilistan yläpuolella tätä kuvaketta
  • Avaa projektitiedot ja vaihda sitten käsittelynäkymään, klikkaa kynän kuvaa lomakkeen vasemmassa ylälaidassa
  • Katso tietojen käsittely tästä alta:

Projektin tallennus käsin

  • Klikkaa vihreää nappulaa "Lisää uusi"  ja valitse projekti.
  • Projektin tyyppi: Valitse projektin tyypiksi "Tutkimusprojekti (itse tallennettu)"
  • Nimi: Anna projektille kuvaileva nimi. Käännä nimi  tarvittaessa FI,SV ja EN (klikkaa lippukuvakkeita lomakkeen vasemmassa yläreunassa tai valitse alalehti Käännökset)
  • Projektin kuvaus: Ensimmäiseen kenttään "Kuvaus" voit lisätä tieteellisen tiivistelmän ja toiseen kenttään kuvauksen yleisön käyttöön.
  • Projektin rahoitus: Valitse rahasäkin kuva ja hae tarvittavat wbs-tiedot.
     
  • Projektiin liittyvät muut tiedot voi linkittää projektiin:
    • Rahoitus (Award). ohje alla
    • Toiset projektit. Voit linkittää projektin yhteen tai useampaan toiseen projektiin.
    • Julkaisut
      • Keskeiset tutkimusrahoittajat vaativat nykyisin, että heidän rahoittamansa tutkimuksen julkaisut ovat 1) välittömästi avoimesti saatavilla ja 2) rinnakkaistallennettu  ja 3)  rinnakkaistallennetun kokotekstin yhteydessä on tieto julkaisun rahoittajasta. Nämä toteutuvat, kun julkaisu rinnakkaistallennetaan Tuhatiin ja Tuhatissa julkaisuun linkitetään myös projekti. Tällöin projekti, projektin rahoitustiedot, julkaisu ja julkaisun kokoteksti siirtyvät yliopiston digiarkistoon ja toteuttavat siten rahoittajien vaatimuksen. 
    • Aktiviteetit
    • Palkinnot
    • Lehdistö/Media
    • Impaktit
    • Tietoaineistot
    • Tutkimusinfrastruktuurit
  • Avainsanat: Lisää avainsanat. Valitse tieteenala valikosta ja täydennä vapailla avainsanoilla. Tallennusohje.
  • Tallenna!

Myöntö (Rahoitus wbs)

  • Rahoitus- eli myöntötieto sisältää seuraavat tiedot: rahoittajan nimi (talouspalveluiden kirjaamassa muodossa), rahoituksen määrä, rahoitusohjelma. 
  • Kilpaillun tutkimusrahoituksen rahoitustiedot 
    • linkittyvät projekteihin automaattisesti
    • julkaistaan tutkimusportaalissa myöhemmin
  • Voit estää rahoitustiedon julkaisun portaalissa muuttamalla tietolomakkeella sen näkyvyydeksi "Vain tallennuspuolelle kirjautuneet".
  • Voit myös tallentaa muun organisaation hallinnoiman rahoituksen Tuhat-järjestelmään.

Julkaisun tallennus Tuhatiin

Yleistietoa 

  • Kansalliset julkaisutiedonkeruun ohjeet tutkijoille löydät täältä. 
    • HUOM! Tiedonkeruuohjeiden lopussa on listattu tallennettavan julkaisun pakolliset kentät, esimerkiksi A-, B- ja C-luokan julkaisuille on pakollista ilmoittaa:
      • tieteenala
      • ISBN tai ISSN-numero. 
  • Kaikki julkaisut voi tallentaa Tuhatiin kohdassa Julkaisut. Tuhatiin voi tallentaa tyypiltään monenlaisia julkaisuja. Emme myöskään rajaa tallennusta vain yliopiston julkaisuihin vaan tulokset voidaan tallentaa koko uran ajalta. 
  • Helsingin yliopiston organisaatioihin linkitetään vain HY:ssä tehdyt julkaisut, muille merkitään affiliaatioksi ulkopuolinen organisaatio. 
  • Julkaisut rinnakkaistallennetaan pitkäaikaisen saatavuuden varmistamiseksi yliopiston julkaisuarkistoon. Tallennus tehdään Tuhat-järjestelmän kautta, ohje tässä
    • Lue lisää rinnakkaistallentamisesta tästä
    • Lue yliopiston avoimen julkaisemisen periaatteet tästä.

Luo julkaisulle lomake
  • Klikkaa vihreää nappulaa oikeassa yläkulmassa, valitse oikeasta sivupalkista Julkaisu
  • Valitse menetelmä, jolla luot julkaisun järjestelmään.
    • Tallenna manuaalisesti: Valitse julkaisutyyppi (katso alla tarkemmin). Tallennuslomake avautuu.
    • Importoi viitetietokannasta: Valitse lähdetietokanta. Tee haku ja valitse julkaisu. Importoi. Tallennuslomake avautuu. 
    • Importoi tiedostosta: Valitse tiedosto. Importoi. Tallennuslomake avautuu.
  • Julkaisulle on nyt luotu tallennuslomake
Lisää julkaisun tiedot. Käy koko lomake läpi ja lisää niin paljon tietoja kuin osaat. Lomakkeet ovat erilaisia eri julkaisutyypeille. 
  • Julkaisutyyppi: Lomakkeen luonnin yhteydessä olet valinnut yleisen julkaisutyypin, esimerkiksi "Artikkeli". 
    • Tämän jälkeen valitset "Tieteellinen", "Ammatillinen" tai "Yleistajuinen",
    • Seuraavaksi valitset "Vertaisarvioitu" tai "Ei-vertaisarvioitu".
    • Näiden valintojen jälkeen  järjestelmä päättelee kansallisen julkaisutyypin
  • Julkaisun tila: 
  • Julkaisun tiedot
  • Kirjoittajat ja affiliaatiot: Tallenna julkaisuun kaikki kirjoittajat. Jos julkaisuissa on kymmeniä kirjoittajia tai enemmän, voit lisätä vain HY:n kirjoittajat ja käyttää ryhmäkirjoittajanimeä lopuille kirjoittajille. 
    • HY:n sisäiset kirjoittajat: ​Hae lisättävä henkilö järjestelmästä "lisää henkilö" painikkeella.
      • Järjestelmä tarjoaa automaattisesti henkilölle nykyiset yksiköt. Tallenna julkaisuun merkityt HY:n yksiköt tai jos ei tiedossa, käytä nykyisiä yksiköitä. Tallenna myös tutkimusryhmä. Tallenna tohtoriohjelma vain väitöskirjoille. 
      • Henkilön julkaisun yksikkötietoja käytetään raportoinnissa, tilastoissa ja yksiköiden kotisivujen julkaisuluetteloiden tuottamiseen.
    • HY:n ulkopuoliset kirjoittajat: Lisää HY:n ulkopuolisille kirjoittajille ulkopuoliset organisaatiot ja näille organisaatioille myös maatieto. Näitä tietoja käytetään tilastoinnissa.
    • Ryhmäkirjoittajanimi / Group Author: ​Lisää  tarvittaessa. Ryhmäkirjoittajaa käytettäessä voit piilottaa osan julkaisujen kirjoittajanimistä.
  • Julkaisua hallinnoi: Tämä ei vaikuta julkaisupisteiden jakautumiseen vaan määrittelee julkaisun käsittelyoikeudet Tuhatissa
  • Emojulkaisu  / Lehti / Julkaisusarja
  • Avoin saatavuus ja muut sähköiset versiot; tiedostot ja linkit:
    • Julkaisu on avoimesti saatavilla, jos se on käytettävissä ilman erillisiä käyttöoikeuksia: 
      • Julkaisu on rinnakkaistallennettu tai
      • julkaisuun on linkki, joka on avoimesti käytettävissä.
    • Avoimen saatavuuden voi tallentaa seuraavasti: 
      • Lisää tiedosto (rinnakkaistallenna)
        • HY:n julkaisut rinnakkaitallennetaan yliopiston HELDA-julkaisuarkistoon.  
        • Katso tallennusohje ja lisätietoa rinnakkaistallennuksen oikeuksista ja julkaisujen tiedostoversioista tästä (linkki vie rinnakkaistallennuksen oppaaseen).
      • Lisäksi Lisää sähköisen version DOI. DOI = Digital object identifier.
        • DOIn avulla sinä ja julkaisusi linkittyvät muiden palveluiden kanssa, kuten kustantajan verkkosivut, Orcid.org ja Plu.mx. 
        • Portaali näyttää DOI:n avulla julkaisun Plum Print -tiedot. Esimerkki.
      • Ja edelleen Lisää linkki tiedostoon. Tämä tarkoittaa 
        • Pysyviä tunnisteita (URN, handle). Pysyvät tunnisteet kelpaavat kansalliseen raportointiin.
        • Muita linkkejä.
      • Kaikkiin erityyppisiin sähköisiin versioihin (tiedosto, DOI, linkki) lisätään nämä tiedot: 
        • Dokumentin versio
        • Julkinen pääsy tiedostoon (Avoin, Kiellossa, Embargoed)
        • Lisenssi (Lue lisensseistä lisää täältä). 
  • Tapahtuma (konferenssijulkaisuissa)
  • Relaatiot muihin Tuhat tietoihin. 
  • Avainsanat -> TIETEENALAT: Käytä niin tarkkaa tieteenalaa kuin mahdollista.
    • Voit lisätä useamman tieteenalan.
    • Opetus- ja kulttuuriministeriö sekä Suomen Akatemia käyttävät julkaisujen ensisijaista tieteenalaa (merkitty tallennuslomakkeelle ensimmäisenä) vertaillessaan yliopistojen välisiä tuloksia. 
  • Näkyvyys; Tämä valinta asettaa tietojen näkyvyyden tutkimusportaalissa.
    • Avoin näkyvyystiedot näkyvät avoimesti julkisessa portaalissa.
    • [HY:n sisäverkko: tiedot näkyvät vain HY:n lähiverkossa tai HY-VPN-palvelua käyttäville.] Ei käytössä
    • Vain tallennuspuolelle kirjautuneet:Tiedot näkyvät vain niille, joilla on käyttöoikeus TUHAT-järjestelmään. 
    • Luottamuksellinen - Vain liittyvät henkilöt ja käsittelijät:Tiedot näkyvät vain sisältöön liittyville henkilöille sekä myös hallintohenkilöille. Huom! Julkaisut jotka on merkitty luottamukselliseksi eivät ole mukana raportoinneissa.
  • Käsittelyvaihe (alapalkki). Kun kaikki tiedot on lisätty, valitse lomakkeen alaosassa käsittelyvaiheeksi ”Ehdolla rekisteriin”, jolloin julkaisu siirtyy kirjaston tarkistettavaksi. Jos haluat pitää julkaisun itselläsi ja vielä täydentää sitä, valitse ”Tietojen syöttö käynnissä”. 
  • Tallenna!

Aktiviteetit; sisältää vierailut

Yleistietoa

  • Muu tieteellinen toiminta tallennetaan aktiviteetteina. Maininnat mediassa ja lehdissä kirjataan kohdassa Lehdistö/media.
  • On suositeltava pitää  aktivitteettitiedot ajan tasalla.
  • Vain HY:ssä olon aikaiset aktiviteetit voi tallentaa.
  • Vähintään 5 päivää kestäneet vierailut raportoidaan opetus- ja kulttuuriministeriölle.

Vierailutietojen tallennus

  • Vierailu kohdistuu  ulkomaille tai vierailija tulee ulkomailta.
  • Vieraily kohde tai yliopistoon tulevan vierailijan lähtöorganisaatio on ulkomainen yliopisto, korkeakoulu, tutkimusorganisaatio (m. yritykset) tai taideorganisaatio.
  • Konferenssimatka ei ole vierailu.
  • Tiedot kerätään per vierailu. Yhdellä henkilöllä voi olla useita vierailuita vuoden aikana.
  • Vierailu merkitään sille kalenterivuodelle, jona se on alkanut. 
  • Matkapäivät lasketaan mukaan matkan kestoon.
  •  Vierailu Helsingin yliopistosta ulkomaille
    • Klikkaa vihreää nappulaa oikeassa yläkulmassa, uusi ikkuna avautuu.
    • Valitse aktiviteetit -> Vierailu toiseen organisaatioon › Akateeminen vierailu toiseen organisaatioon.
    • Klikkaa "Lisää ulkoinen yksikkö" ja edelleen "Lisää uusi". Tallenna organisaation nimi ja maa. Voit myös hakea ulkopuolisten organisaatioiden tietoja, mutta dataa ei juurikaan ylläpidetä, joten oikean löytäminen voi olla vaikeaa.
    • Lisää Ajanjakso. Vain 5 päivää ja pidemmät vierailut raportoidaan ministeriölle. Vierailun pituuteen lasketaan mukaan alku- ja loppupäivämäärät.
       
    • Lisää muut viitiedot
    • Tallenna!
  • Vierailu ulkomailta Helsingin yliopistoon, vierailun isännöinti
    • Klikkaa vihreää nappulaa oikeassa yläkulmassa.
    • Valitse Aktiviteetit ->  Vierailun isännöinti › Isännöity akateeminen vierailu Helsingin yliopistossa
    • Klikkaa Lisää vierailija. LIsää ulkoinen henkilö (nimi tai nimikirjaimet), maa josta henkilö on tullut sekä organisaatio
    • Lisää muut tiedot, ajanjakso
    • Tallenna!

Aktiviteettien tyyppiluokittelu

Erityisesti yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen tietoina voidaan tallentaa tähdellä * merkittyjä. 

  • Julkaisun vertaisarviointi ja toimituksellinen työ
    • Tiedelehden toimittaja
    • Tieteellisen kokooma- tai konferenssiteoksen toimittaja
    • Käsikirjoitusten vertaisarviointi
    • Yleislehden toimittaja*
    • Julkaisusarjan toimittaja
    • Erikoisnumeron toimittaja
  • Tapahtumaan osallistuminen tai tapahtuman järjestäminen
    • Konferensseihin, kursseille ja seminaareihin osallistuminen ja näiden järjestäminen
    • Yleistajuinen puhe (siirtyy Puhe tai esitys -luokitukseen)
  • Puhe tai esitys
    • Keskustelukutsu*
    • Suullinen esitys
  • Konsultointi
    • Konsultointi*
  • Jäsenyys
    • Lausunnot virantäytöissä
    • Jäsenyys tai muu rooli arviointiryhmässä*
    • Jäsenyys tai muu rooli tutkimusverkostossa
    • Jäsenyys tai muu rooli kansallisessa/kansainvälisessä komiteassa, toimikunnassa tai hallituksessa*
    • Jäsenyys tai muu rooli suomalaisessa tai kansainvälisessä julkisen sektorin organisaatiossa*
    • Jäsenyys tai muu rooli yksityisen sektorin yrityksen/organisaation hallituksessa*
    • Muut asiantuntijatehtävät yksityisessä elinkeinoelämässä*
  • Vierailu toiseen organisaatioon
  • Vierailun isännöinti
  • Opintojen ohjaus ja tarkastus
    • Väitöskirjan ohjaaja tai sivuohjaaja
    • Muun opinnnäytteen ohjaus (Pro Gradu, lisensiaattityö)
    • Väitöskirjatyön seurantaryhmän jäsen
    • Väitöskirjan esitarkastaja
    • Vastaväittäjä
    • Tohtoriohjelman johtaja
    • Tohtoriohjelman varajohtaja tai muu merkittävä tehtävä tohtoriohjelmassa
    • Post doctoral mentor
  • Muu
    • Muu
    • Muu opetustyö

Lehdistö- ja mediatiedot

  • Lehdistö- ja mediatiedot sisältää tutkimukseen liittyvvät maininnat. Aiemmin medianäkyvyyden tiedot tallennettiin Aktiviteetteihin, mutta v. 2016 tähän omaan moduuliin.
  • Samaan aiheeseen liittyvät omat ja muiden tekemät lehti- ja mediatiedot voi nyt koota yhdeksi kertomukseksi (yksi media/press tietue voi sisältää monta lehtijuttua).
  • Englanninkieliset uutiset siirtyvät Newsflo-palvelun kautta automaattisesti, jos olet lisännyt omiin henkilötietoihisi Scopus Author ID:n.
  • Tallenna Media-tiedot seuraavasti:
    • Klikkaa vihreää nappulaa oikeassa yläkulmassa, valitse Lehdistö/media
    • Lisää ensin aihe "Otsikko"
    • Tiedot mediatuotoksista ja medianäkyvyydestä, Klikkaa "Lisää viittaus"
      • Uusi lomake aukeaa
        • Mediatuotos: oma osallistuminen median toimintaan (esim. kommentointi radio-ohjelmissa)
        • Medianäkyvyys: muiden tekemät uutiset sinun työstäsi (esim. samasta tieteellisestä artikkelista julkaistaan uutisia)
        • Voit lisätä luokittelut:
          • Mediatyyppi: Ei arvo, muu, printti, radio, televisio, verkko
          • Tunnustuksen arvo (tarkoittaa huomion laajuutta):Kansainvälinen, kansallinen, alueellinen, paikallinen.
    • Lisää muut tiedot, voit esimerkiksi linkittää Media-näkyvyyden tapahtumaan.
    • Tallenna!

Tutkimuksen vaikutus

  • Tutkimuksen vaikutus (vaikuttavuus yhteiskuntaan) on määritelty Suomen Akatemian ohjeessa: Tiedeyhteisön ulkopuolinen vaikuttavuus (huhtikuu 2017)
  • Tällä hetkellä HY käyttää vaikutustietoja vain kolmivuotisten tutkimusmäärärahojen raportointiin. Lue lisää tästä (linkki englanninkieliseen ohjeeseen)
  • Vaikutus kuvataan tekstinä ja luokitteluina seuraavasti. Vaikutus voidaan tämän jälkeen linkittää julkaisuihin, projekteihin, tietoaineistoihin jne.
    • Klikkaa vihreää nappulaa Lisää uusi, valitse Vaikutus
    • Lisää tiedot:
      • Anna vaikutukselle nimi
      • Kuvaa vaikutus tekstinä
      • Anna luokitus​
    • Lisää relaatiot muihin tietoihin.
    • Tallenna!

Muodosta CV

  • Voit luoda yhden tai useamman CV-dokumentin Tuhatin CV-työkalulla. CV voi olla dynaaminen tai staattinen.
    • Dynaamisesti päivittyvälle CV:lle voit asettaa päivityksen siten, että järjestelmä ehdottaa uusien tietojen lisäämistä valittujen kriteerien mukaan (Esim. artikkelijulkaisut lisätään).
    • Staattinen CV sisältää vain määritellyt tiedot. 
  • Klikkaa vihreää nappulaa , valitse "Curriculum Vitae" -> Valitse CV-tyyppi:
    • Julkinen CV julkaistaan automaattisesti portaalisivullasi.
    • Yksityinen CV on omaan käyttöön. Myös tämä CV voi olla dynaaminen tai staattinen. 
    • EuroPass CV mahdollistaa Tuhat-tietojen siirron EuroPASS palveluun, jossa voit muokata itsellesi oman CV:n.
  • Tallenna!

Vastuullisen tutkijan aseman hakeminen

  • Vastuullisen tutkijan asema on Helsingin yliopiston käyttämä konsepti päätutkijoiden tunnistamiseksi. Lisätietoja vastuullisen tutkijan määritelmästä on yliopiston intranetissä.
  • Vastuullinen tutkija on tyypillisesti:
    • tutkimusta itsenäisesti suuntaava ja johtava henkilö,
    • suorittanut soveltuvan tohtorintutkinnon ja pätevöitynyt itsenäiseksi tutkijaksi,
    • hänellä on käytössään riittävät resurssit (tilat, rahoitus, laitteet) itsenäisen tutkimustyön suorittamiseen,
    • hän ohjaa tohtorikoulutettavia ja/tai mentoroi tutkijatohtoreita sekä soveltuvilla tutkimusaloilla johtaa tutkimusryhmää, ja
    • sijoittuu tutkijanuran kolmannelle tai neljännelle portaalle.
  • Hakemus: Henkilö hakee vastuullisen tutkijan asemaa Tuhatissa tai tiedekunnan omien ohjeiden mukaisesti (kysy neuvoa tutkimushallinnon asiantuntijoilta)Hakemus Tuhatiin: 
    • Muokkaa henkilötietoja --> Välilehti "Vastuullinen tutkija"
    • Rasti ruutuun "Klikkaa tästä lisätäksesi...."
    • Hakemusteksti tiedekunnan käytännön mukaan.
    • Tallenna
  • Hakemuksen käsittely: Vastuullisen tutkijan hakemus käsitellään tiedekunnan käytäntöjen mukaisesti.
  • Hyväksytty asema_ 
    • Näkyy henkilölomakkeen alaosassa Education/Qualification).
    • Ei näy tutkimusportaalissa johtuen tutkimusportaalipalvelun tietomallista. 
    • Voi itse lisätä tutkimusportaaliin Nimike (title) -kohtaan, tai Tutkimuksen ja opetuksen kuvaus (Description of research and teaching) -kohtaan, jotta se näkyy myös julkisella sivulla.

Lisää tutkimusyhteisö tai -ryhmä

Yleistä tutkimusryhmistä

  • Tutkimusryhmät ja muut tutkijayhteisöt voidaan lisätä Tuhat-järjestelmään. 
  • Tutkimusryhmän johtajalla tulee olla vastuullisen tutkijan asema Helsingin yliopistossa.
  • Tutkimusryhmän ja muun tutkijayhteisön kokoamisesta on hyötyä sekä verkkojulkaisemisessa että raportoinnissa: ryhmään liitetään siinä toimivat henkilöt, jolloin uudet julkaisut ja projektit linkittyvät automaattisesti ryhmän tietoihin ja sitä kautta verkkosivuille ja raporteille. 

Tutkimusryhmän luonti Tuhatiin: 

  • Ilmoita seuraavat tiedot osoitteeseen Tuhatin asiakaspalvelu. Ilmoituksella sitoudut tutkimusryhmän henkilöluettelon ylläpitoon:
    • Sähköpostin otsikko: Tutkimusryhmän nimi
    • Sähköpostin teksti: 
      • Tutkimusryhmän nimi
      • Tutkimusryhmän aloituspäivämäärä (Tämä on samalla ryhmään linkitettävien henkilöiden varhaisin aloituspäivämäärä. Myös linkitettävät julkaisut, projektit ja aktiviteetit linkittyvät tämän päivämäärän mukaan). 
      • Tutkimusryhmän emo-organisaatio (alempi kuin tiedekuntataso): 
      • Tutkimusryhmän johtajan nimi ja sähköpostiosoite:
      • Tutkimusryhmän henkilöluetteloa ylläpitävän henkilön sähköpostiosoite:
      • Tutkimusryhmään linkitettävien henkilöiden sähköpostiosoitteet ja aloituspäivämäärät. Myös ryhmästä jo lähteeneet henkilöt voidaan lisätä, ilmoita päättymispäivämäärä.  Mikäli ryhmässä on henkilöitä, joilla ei ole tutkimustietojärjestelmän henkilöprofiilia, ei henkilöä voida linkittää tutkimusryhmään:
  • Tuhat asiakaspalvelu luo tutkimusryhmän tutkimustietojärjestelmään joidenkin viikkojen kuluessa, toisinaan nopeamminkin. 

Ryhmän tietojen ylläpito

  • Kun ryhmään/yhteisöön tulee uusi henkilö, lähetä uusi sähköpostiviesti (uusi palvelupyyntö) osoitteeseen tuhat-info@helsinki.fi. Ilmoita viestissä ryhmän nimi sekä uuden henkilön sähköpostiosoite ja aloituspäivämäärä.
  • Jos henkilö poistuu ryhmästä/yhteisöstä, henkilötietojen käsittelijä lisää päättymispäivän Tuhatiin.
  • Uusien henkilöiden lisääminen
    • Ilmoita uudet henkilött Tuhatin asiakaspalveluun. Tarvittavat tiedot ovat: henkilön sähköpostiosoite ja aloituspäivämäärä
    • Ryhmän johtaja ja henkilöluettelon ylläpitäjä saavat käyttöoikeudet tutkimusryhmän kuvailutietoihin, henkilöiden päättymispäivän lisäämiseen ja raportointiin.
    • Mikäli ryhmä on hyvin laaja ja henkilövaihdoksia tapahtuu usein, ryhmä voi saada oikeudet lisätä henkilöitä ryhmään omatoimisesti.

Tutkimusryhmän julkaisu tutkimusportaaliin

  • Kirjaudu tutkimustietojärjestelmään ja navigoi Master data (Päätiedot) -> Organisations (Organisaatiot). Avaa organisaation tiedot.
  • Lisää ryhmälle kuvaileva teksti ja linkki kotisivuille. 
  • Välilehdellä Relations, tarkista organisaation tietoihin linkitetty data. Jos väärää tietoa on linkitetty, tuhat-info korjaa nämä. Tulevaisuudessa julkaisu- ja muut tiedot linkittyvät automaattisesti tallennusprosessin aikana. 

Kotisivut Drupalilla

  • Tutkimusryhmä saa automaattisesti sivut Tuhat-portaaliin, mutta myös erilliset kotisivut voidaan luoda yliopiston Drupal-julkaisuvälineellä lisätietoja tästä (linkki HY intranetin työryhmäalueelle)

Organisaatiot

Organisaatiot ovat samat kuin yliopiston organisaatiorekisterissä, paitsi tutkimusryhmät ja tutkimusyhteisöt, jotka luodaan Tuhatissa, katso ohjeet yllä.

Organisaatiotietojen käsittelijä (Organisation editor) voi käsitellä seuraavia tietoja. Kirjaudu Tuhatiin- > Päätiedot -> Yksiköt -> Avaa muookattavan yksikön tiedot:

  • Nimen eri versiot. Organisaation web name näytetään portaalin yhteenvetosivulla. Pääosin Tuhat käyttää importoitua nimeä, jota ei voida muokata Tuhatissa.
  • Organisaation profiili. Organisaation tutkimustoimintaa kuvaileva teksti.
  • ID:t. Lisää "Organisation ID" kenttään PlumX:ssä käytetty organisaatiolyhenne, tällöin portaalissa näkyy Plum Print altmetriikkatiedot. Esimerkki.
  • Kuva julkaistaan portaalissa.
  • Katuosoite ja paikkatieto.
  • Sähköiset osoitteet.

Palaute ohjeesta

Palautetta tästä ohjeesta voit antaa: tuhat-info at helsinki.fi

Saavutettavuusseloste