Tuhat-tutkimustietojärjestelmä: Koulutukset ja pikaohje

Ohjeet tutkimustietojen raportointiin ja käyttöön tutkimusportaalia, yliopiston verkkosivuja ja tutkimuksen vuosiraportointia varten.

Koulutukset

Järjestämme ryhmien ohjausta tai tulemme esittelemään palvelua yksikkökokouksiin aina tarpeen mukaan. Yhteydenotot: tuhat-info@helsinki.fi.

Pikaohje, kielivalinnat

Pikaohje tietojen tallentamiseen ja hyödyntämiseen:

  • Kirjautumisen jälkeen klikkaa vihreää nappulaa oikeassa sivussa "Lisää uusi"  , uusi ikkuna avautuu.
  • Valitse tallennettava tieto vasemmasta sivupalkista ja valitse tarkempi tyyppiluokka. Julkaisun tallentamisessa voit myös valita käsin tallennus, importointi lähdetietokannasta tai tiedostosta.
  • Anna vähintään pakolliset tiedot. Julkaisuissa anna niin paljon tietoja kuin mahdollista
  • Tallenna!
  • Yleisiä ohjeita järjestelmän käyttöön on tässä.
  • Tuhatin tallennuslomakkeilla on ohjeita i -merkistä. Kun klikkaat ohjeen oikeassa yläkulmassa i merkkiä, kaikki ohjeet avautuvat. Voit myös klikata ohjeita auki yksi kerrallaan. 
  • Hyödynnä omia tietojasi tutkimusportaalissa, tulosta CV, raportoi yliopistolle tutkimuksesta. lue lisää tästä (linkki vie tämän ohjeen toiselle sivulle)

Kieliasetukset

  • Tuhatin tallennuslomakkeilla voit valita käyttöliittymän kielen ja tallennuskielen erikseen. Kielivaihtoehdot ovat suomi, ruotsi ja englanti. Voit myös vaihtaa kieliasetuksia järjestelmän käytön aikana. 
  • Kirjautumisen jälkeen klikkaa omaa käyttäjätunnustasi mustassa yläpalkissa.
    • Käyttöliittymän kieli on se, jolla Tuhatin tallennuspuolen käyttöliittymän tekstit näkyvät sinulle. Jos sinulla on Tuhatin raportoinnin käyttöoikeudet, kannattaa valita käyttöliittymäkieleksi englanti.
    • Tallennuskieli on se, jolla ensisijaisesti tallennat Tuhatiin tekstejä niissä kentissä, joihin voit itse tallentaa käännökset.  Muut kielet löytyvät tallennuslomakkeen välilehdeltä "käännökset" tai klikkaamalla maalippuja (kts kuva) .
  • Tutkimusportaali on kolmikielinen ja näyttää tiedot sen mukaan, miten ne on tallennettu. 
  • Tuhatin luokittelut on kieliversioitu ylläpidon puolesta.

Videoita

Videoita yliopiston Unitube-katsomossa: 

  • Miten suodatat Tuhatin julkaisulistaan vain ne julkaisut, joista puuttuu tiedosto. Video englanniksi:  HY Unitube-katsomo
  • Miten lisäät tieteenalat ja niille vapaita avainsanoja: Video englanniksi:  HY Unitube-katsomo
  • Kuinka rinnakkaistallennat julkaisun Tuhatiin. Video suomeksi:   HY Unitube-katsomo

Yliopiston vuosiraportoinnin video Youtubessa: 

Tuhat-järjestelmän käyttäminen, yleisohjeita

  • Tietojen haku
    • Käytä yläpalkin hakulaatikkoa. Aloita hakusanan kirjoittaminen ja sovellus näyttää tuloksia
       
    • Käytä asiakohtaista hakua luettelonäkymässä. Hakua voi käyttää yhdessä suodattimien kanssa.
  • Tallennuskieli: Klikkaa käyttäjätunnusta yläpalkissa. Valitse kieli.  Suosittelemme ensijaisesti englantia, suomi/ruotsi voidaan tallentaa lisäksi.
  • Käyttöliittymän kieli : Sovellus ja portaali ovat käytettävissä kolmella kielellä: suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Tiedot voi tallentaa samoin kolmella kielellä, mutta portaali näyttää tiedot tallennuskielen mukaan.
  • Vihreä nappula: Tallenna uusi tieto: Vihreä nappula avaa pop-up -ikkunassa tallennuslomakkeiden luettelon.Tästä voit lisätä julkaisun, projektin, palkinnon, aktiviteetin, tutkimusdatan ja CV:n
  • Omien tietojen muutokset, tieto sähköpostiin tai järjestelmän käyttölliittymään:  Järjestelmä voi näyttää viestin muutoksesta Tuhatin käyttölliittymässä tai lähettää tiedon sähköpostilla: 
    • Lue käyttöliittymässä --> Aseta viestit:  : Klikkaa käyttäjätunnusta yläpalkissa. Valitse viestiasetukset. Valitse tiedot. Tallenna.
    • Lue sähköpostilla --> Määritä sähköpostiasetukset
  • Tehtäväasetukset: jos sinulle on uusia tehtäviä, järjestelmä voi näyttää tehtävän oikeassa sivupalkissa: Klikkaa käyttäjätunnusta yläpalkissa. Valitse tehtävät, jotka haluat näkyvän oikeassa sivupalkissa. Valitse tiedot. Tallenna.
  • Omien tietojen käsittelyoikeudet toiselle henkilölle: Klikkaa käyttäjätunnusta yläpalkissa. Valitse Trusted users. Valitse käyttäjä. Tallenna. Erityisen hyödyllinen tutkijalle, joka voi jakaa omien tietojensa käsittelyoikeudet toiselle henkilölle, jolla ei sovelluksessa muutoin Editor-oikeuksia
  • Switch User: Nappula näkyy käyttäjillä joilla on oikeudet käyttää järjestelmää toisen henkilön puolesta, kuten Trusted User tai Administrator.
  • Tiedot luettelona: Luettelonäkymä näyttää oletuksen omat tietosi tai ne johon sinulla on käyttöoikeudet. Poista suodatin "Oma sisältö", jolloin näet kaikki tiedot luettelossa (esim. yliopiston kaikki julkaisut).Katso käyttöohje tästä videosta: https://youtu.be/ePrDNLlZvs0
     
    • Suodattimien avulla voit rajata luetteloa. Paina suodattimen kuvaa, valitse suodatin ja tee tarvittavat lisävalinnat.
      Suodattimen suppilokuvake -> 
      • Tallenna suodatin painamalla nastan kuvaa. Anna suodatimelle nimi, tässä esimerkissä "A-E last year Approved", ja paina Tallenna.
      • Tallennettu suodatin ilmestyy vasempaan sivuvalikkoon.
      • Poista suodatin, klikkaa ensin listasta poistettava suodatin, sitten paina x.
      • Suodatin toimii yhdessä hakukentän kanssa. Jos hakulaatikossa on jokin teksti ja käytät lisäksi suodatinta, hakutulos rajautuu näiden molempien tietojen perusteella. Hakuehtojen poistamiseksi, poista suodattimet, tyhjennä hakukenttä ja paina Hae.
    • Tietojen järjestys listanäkymässä: Sovelluksessa on joitain valmiiksi asetettuja valintoja. 
      • Nuoli alas tarkoittaa uusin ensin, Nuoli ylös tarkoittaa vanhin ensin
    • Näkymät: Luettelo vai matriisi: Julkaisuluettelon voi vaihtaa matriisinäkymään, joka luetteloi julkaisut organisaation, julkaisun tilan ja käsittelyvaiheen mukaan
    • Tulostuspalkki: Suodatetun listan voi tulostaa kuvan näyttämissä tiedostomuodoissa.
    • Yksittäisen viitetiedon toiminnallisuus
      • Otsikko  (boldattu sininen teksti) toimii linkkinä,  aukeaa omaan pop-up -ikkunaan
      • Julkaisusta saa lisää tietoa, klikkammalla otsikon edessä olevan nuolen auki.
      • Yksittäisen viitetiedon oikea yläkulma
        • Open access status: jos on open access, näyttää oranssin avoimen lukon
        • Klemmari: Liitetiedosto on olemassa
        • Ympyrä: julkaisun näkyvyys portaalissa.
          • Valkoinen julkinen
          • Harmaa näkyy HY:n verkossa
          • Musta rajattu sovelluksen sisäiseksi.
          • Lisäksi myönnöillä ja projekteilla on käytössä punainen väri, jolloin tietue näkyy henkilölle itselleen ja pääkäyttäjille
          • Tähti tarkoittaa suosikkia. Klikkaaminen vaihtaa tähden värin keltaiseksi. Oikeassa sivupalkissa on luettelo "My favourites", josta kaikki yhden tietoalueen suosikit voi näyttää samassa listassa ja tulostaa.  Suosikki tarkoittaa valintaa vain tässä käyttöliittymässä, ei vaikuta portaaliin.
      • ​​​​​​​Yksittäisen viitetiedon vasen alakulma: 
        • julkaisun tila ja käsittelyvaihe. Jos julkaisu käsittely on viety loppuun Approved-tilaan, tietoa ei näytetä.
      • ​​​​​​​ Yksittäisen viitetiedon oikea alakulma
        • Vie hiiri kulmaan. Esiin tulee pyrpylä, jota klikkaamalla käyttöoikeuksien mukaista toiminnallisuuttaPypylästä esille tuleva toiminnallisuus Graph of relations and disclaim content
          • View graph of Relations. Näyttää miten julkaisu liittyy muihin järjestelmän tietoihin.
          • Mine - claim content. Personal User pyytää julkaisun linkittämistä itseensä.
          • Not mine - disclaim content. Personal User pyytää julkaisun poistamista omista tiedoistaan.

Tutkijan uusi alkusivu (tallennuspuoli)

  •  Huom! Uusi tutkijan alkusivu (14.6.2021 alkaen) on näkyvissä tallennuspuolella ja vain tutkijoille itselleen ja tietyille hallintokäyttäjille. Tämä ei ole julkisen tutkimusportaalin näkymä! 
  • Vain alkusivun näkymä muuttuu. Ohjelman toiminnallisuudet ovat samat kuin aiemmin.

 

Profiilitiedot

Tässä osiossa on perustietoja ja nämä linkit: 

  1. My public profile: Oma julkinen profiili tutkimusportaalissa
  2. Curricula vitae: Ansioluettelo tai mahdollisuus luoda ansioluettelo
    Huom! Tämä on sama työkalu kuin aiemmin, joka muodostaa cv:n tutkimustietojärjestelmässä jo olevista tiedoista. 
  3. (not in use)
  4. ORCID id tai mahdollisuus lisätä ORCID id tutkimustietojärjestelmään.
  5. Edit profile: oman profiilin muokkaaminen

Klikkaamalla Muokkaa profiilia (Edit profile) avautuu sama näkymä ja toiminnallisuudet kuin ennenkin: voi esim. lisätä ORCID id:n, profiilikuvan, linkkejä ja kuvauksen tutkimuksestasi ja tieteenalan. .

Sisältöjen yhteenveto

Kunkin sisältötyypin otsikot ja numerot ovat linkkejä joista voit avata listauksia sisällöistäsi. 

Lisää sisältöjä

Lisää uusi -napista (Add content) voit lisätä uusia sisältöjä kuten julkaisuja, aktiviteetteja tai projekteja.

 

Tehtävät ja ilmoitukset

Tehtävien ja ilmoitusten listat oikeassa reunassa ovat vastaavat kuin aiemminkin.

 

Projektit

  • Projekteilla on nyt alkusivulla visualisointi, mutta projektitietojen käsittelyssä ei ole tässä yhteydessä muutoksia: projektitiedot eivät tule automaattisesti vaan osiossa näkyvät tutkijoiden syöttämät tiedot. 
  • Rahoitusmyönnöt eivät tule automaattisesti. Voit lisätä rahoitusmyönnön ja linkata sen projektiin.

 

Ohjatut opinnnäytteet (My supervision)

Tässä näkyvät opinnäytteet, jos tutkimustietojärjestelmässä opinnäytteen tietoihin on lisätty ohjaajien tiedot. Aktiviteetteihin lisätty väitöskirjan ohjaus ei näy tässä. 

 

Tutkimusverkosto

Tutkimusverkoston visualisoinnissa voit

(1) valita kaikki relaatiot tai vain yhteiskirjoittajat

(2-6) säätää sisältöjen sijoittelua ja määrää (7)

(8) valita mitkä sisältötyypit ovat mukana ja 

(9-10) nähdä henkilöt joiden kanssa on eniten yhteisjulkaisuja ja julkaisujesi yleisimmät affiliaatiot.

Yleistä

Tutkijan uuden alkusivun layout ja sisällöt ovat ohjelmistotoimittajan päättämiä ja emme voi niitä juurikaan muuttaa.

 Suomenkielisessä versiossa on joitakin huonoja käännöksiä, jotka saadaan korjattua vasta myöhemmin. 

 

Saavutettavuusseloste