Tuhat-tutkimustietojärjestelmän tietosuojaseloste
Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679. Laatimispäivä 24.5.2018,
päivitetty 9.7.2018: lyhennetty käsittelyn tarkoitusta ja lisätty tieto IP-osoitteen anonymisoinnista
päivitetty 11.6.2019: lisätty yhteisrekisterinpitäjyys HUS:n kanssa
päivitetty 5.8.2019: lisätty yhteisrekisterinpitäjyys Päijät-Hämeen hyvinvointiyhtymän kanssa.
päivitetty 22.11.2021: lisätty ORCID-tunnisteiden ja julkaisutietojen luovutus Kansalliskirjastolle ja päivitetty tietosuojavastaavan tiedot.
1. Rekisterinpitäjä
Helsingin yliopiston tutkimustietojen osalta rekisterinpitäjä on Helsingin yliopisto:
HYKS-erityisvastuualueiden osalta rekisterinpitäjät ovat Helsingin yliopisto, HUS ja Päijät-Hämeen Hyvinvointiyhtymä.
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Nimi: Aija Kaitera
Yhteystiedot: tuhat-info@helsinki.fi
Helsingin yliopisto toimii HYKS-erityisvastuualueen osalta rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvien pyyntöjen ensisijaisena yhteyspisteenä. Helsingin yliopisto välittää tarvittaessa pyynnön sille rekisterinpitäjälle, kenen hallussa rekisteröityä koskevat tiedot ovat. Rekisteröidyt voivat kuitenkin ottaa yhteyttä kehen tahansa HYKS-erityisvastuualueen yhteisrekisterinpitäjään. Rekisteröidyn pyyntö välitetään tarvittaessa sille rekisterinpitäjälle, kenen halussa rekisteröityä koskevat tiedot ovat. Kaikki HYKS-erityisvastuualueeseen kuuluvat rekisterinpitäjät ovat velvollisia toteuttamaan omalta osaltaan kaikki tarvittavat tietosuojalainsäädännön edellyttämät toimet rekisteröityjen oikeuksien toteuttamiseksi. Siltä osin kuin tämä palvelun tietosuojailmoitus ei riitä täyttämään kaikkea EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen informointivelvoitteeseen sisältyvää vastuuta, kukin rekisterinpitäjä vastaa ensisijaisesti itsenäisesti tietosuojan liittyvästä informoinnista omille rekisteröidyilleen kuten myös muista tietosuoja-asetuksen velvoitteista.
3. Rekisterin nimi
Helsingin yliopiston tutkimustietojärjestelmä
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste
Helsingin yliopiston osalta henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tarjota henkilölle itselleen työkaluja tutkimuksen ja yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen hallinnointiin ja viestintään sekä omien tietojen jakamiseen verkkopalveluissa (kuten Orcid.org). Yliopisto saa järjestelmän avulla käyttöönsä rekisterin tutkimuksessa ja yhteiskunnallisessa vuorovaikutuksessa toimivista henkilöistä ja heidän toiminnastaan, jolloin yliopistolla on paremmat edellytykset ohjata ja kehittää näitä toiminoja. Yliopisto toteuttaa tutkimustietojärjestelmän avulla tiedonkeruita, kuten vuosiraportointia ja tutkimuksen arviointia varten, sekä tilastoi ja anlysoi näitä tietoja. Yliopisto julkaisee tutkimustietojärjestelmän tietoja verkkopalveluissa. Henkilötietojen käsittely perustuu seuraavaan lainsäädäntöön:
- Yliopistolaki (558/2009) 2§ määrittelee yliopistojen tehtäväksi tutkimuksen ja yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen. Tutkimustietojärjestelmä kokoaa tiedot yliopiston tutkimuksesta ja toteuttaa yhteiskunnallista vuorovaikutusta tutkimusportaalin avulla.
- Tietosuojalaki (1050/2018) 4§ kohdan 1 mukaisesti henkilötietoja saa käsitellä, jos kysymys on kysymys on henkilön asemaa, tehtäviä sekä niiden hoitoa julkisyhteisössä, elinkeinoelämässä, järjestötoiminnassa tai muussa vastaavassa toiminnassa kuvaavista tiedoista siltä osin kuin käsittelyn tavoite on yleisen edun mukainen ja käsittely on oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun oikeutettuun päämäärään nähden;
Helsingin yliopisto kerää ja raportoi HYKS:n erityisvastuualueen julkaisut, sisältäen julkaisujen kirjoittajatiedot ja siirtää julkaisut kansalliseen VIRTA-julkaisutietopalveluun.
5. Rekisterin tietosisältö
Järjestelmän ydintietoa on henkilö ja henkilön liittyminen yksikköön. Tämä tietopari liitetään järjestelmässä henkilön toiminnan tietoihin.
Henkilötiedot ovat nimi ja nimen eri versiot, henkilön tunnisteet yliopiston tietojärjestelmissä ja kansainväliset tutkijatunnisteet, henkilön kuva, tutkimustoimintaa ja koulutusta kuvaavat tekstit, yksikkötiedot, sosiaalisen median linkit ja muut linkit, näkyvyys tutkimusportaalissa ja muutoshistoria.
Toimintatietoja, ja siten henkilöön linkitettyjä tietoja, ovat julkaisut, täydentävä tutkimusrahoitus, projektit, aktiviteetit, palkinnot, esiintymiset mediassa, tutkimusinfrastruktuuurit, tutkimusaineistot ja vaikuttavuus
6. Säännönmukaiset tietolähteet
- Yliopiston tietovarasto
- Henkilötietojärjestelmä SAP HR
- Opintotietojärjestelmä OODI
- Projektitietojärjestelmä
- Organisaatiorekisteri
- Käyttäjätunnukset
- Julkaisutietokannat Web of Science, ArXiv, Arto, Fennica, Cab Abstracts
- Henkilön itse tallentamat tiedot
- Toisen henkilön tallentamat tiedot (yhdessä tehty toiminta)
- Valtuutetun käyttäjän tallentamat tiedot (käyttäjä tallentaa henkilön puolesta)
7. Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely ja suojaaminen
Ei käsitellä arkaluonteisia henkilötietoja.
8. Henkilötietojen säilytysaika ja tarpeettomien henkilötietojen poistaminen
Henkilötietojen säilytysaikaa ei ole rajattu.
9. Automatisoitu henkilötietojen käsittely ja profilointi
Yliopisto profiloi tutkijoita suoritusarviointien ja strategisen johtamisen tausta-aineistoissa. Käsittelyssä ei tehdä päätöksiä automatisoidusti.
10. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tiedot julkaistaan tutkimusportaalissa http://www.helsinki.fi/tuhat.
- Henkilö voi itse estää oman henkilöprofiilinsa tai minkä tahansa henkilöprofiiliinsa linkitetyn yksittäisen tiedon julkaisun.
- Tutkimusportaali tuottaa RSS-syötteenä julkaisu-, henkilö- ja projektiluetteloita, joita voidaan jakaa mille tahansa verkkosivuille.
Muut verkkopalvelut:
- Henkilö voi itse siirtää ORCID-portaaliin julkaisutiedot, henkilön affiliaation HY:ssä ja kansainväliset tutkijatunnisteet.
- Yliopisto siirtää maa- ja metsätalousministeriön Hankehaavi.fi -palveluun maa- ja metsätalousalan hanketiedot.
HY:n sisäinen käyttö:
- Tilastot Rapo-raportointijärjestelmässä,
- Tutkimuksen arvioinnin aineistot ja muut selvitykset
Yliopistolain 51§ mukaan yliopisto toimittaa ministeriölle sen määrittelemät tiedot. Tutkimustietojärjestelmästä toimitetaan seuraavat tiedot:
- Julkaisujen viitetietojen kopio tuotetaan kerran vuorokaudessa opetusministeriön VIRTA-julkaisutietopalvelulle , josta tietoja siirretään edelleen seuraaviin palveluihin:
- Suomen Akatemian hankeraportointi, jossa tutkija poimii julkaisutiedot VIRTA-palvelusta SA-raportointi 4.4.2017
- Henkilötiedoista henkilön tieteenala.
- Henkilön vierailut ulkomaille ja yliopistossa isännöidyt vierailut.
Kansalliskirjasto:
- Helsingin yliopiston henkilöiden ORCID-tutkijatunnisteet ja julkaisutiedot luovutetaan Kansalliskirjastolle, joka tallentaa ORCID-tunnisteet Asteri-tietokantaan kuvailutietona Suomen kansallisbibliografiaan liittyvistä henkilöistä. Tietosuojalain (1050/2018) 4§ kohdan 4 mukaisesti käsittelyperuste on, että henkilötietojen käsittely arkistointitarkoituksessa on tarpeen ja oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen ja rekisteröidyn oikeuksiin nähden.
Tutkimuskäyttö:
- Turun yliopiston Koulutussosiologian tutkimuskeskuksen tutkimusprojekti ”Avoimen tieteen yhteiskunnallisen vaikuttavuuden mittarit” 4.4.2017
- European VIRTA -hanke 18.10.2017
11. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilön hakiessa tutkimustietojärjestelmän käyttöliittymän kautta kansainvälistä ORCID-henkilötunnistetta, siirtyy ORCID:in palvelimelle http://orcid.org/ henkilön etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite.
12. Rekisterin suojauksen periaatteet
Palvelimet sijaitsevat Helsingin yliopiston lukitussa konehuoneessa.
Henkilötietojen käsittelyoikeudet ovat Helsingin yliopiston kirjastossa pääkäyttäjillä, tutkimushallinnon asiantuntijoilla, tutkimusryhmien johtajilla sekä yksiköiden erikseen määräämillä käyttäjillä.
Tiedonsiirroissa henkilötietoja käsittelevät yliopiston ja järjestelmätoimittajan tietotekniikka-asiantuntijat.
Henkilötiedot julkaistaan tutkimusportaalissa, josta ne ovat täysin julkisesti luettavissa, mutta henkilö voi itse estää omien tietojensa julkaisun.
13. Tarkastusoikeus
14. Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista
Virheelliset tiedot henkilö voi joko korjata itse tai pyytää korjaamista osoitteesta tuhat-info@helsinki.fi
Yliopiston julkaisujen kirjoittajatiedot säilytetään pysyvästi.
15. Tietosuojavastaavan tiedot
Helsingin yliopiston tietosuojavastaava on Lotta Ylä-Sulkava, tietosuoja@helsinki.fi