Tuhat-tutkimustietojärjestelmä: Tallenna ja muokkaa

Kirjautuminen ja linkit

Marraskuun 2018 puolivälistä alkaen tutkimustietojärjestelmän käytön edellytyksenä on sopimus (palvelussuhde, professorisopimus, dosenttisopimus, vierailevan tutkijan sopimus sisältää apurahatutkijat) tai tohtorintutkinnon suoritusoikeus. Lisäksi henkilö tarvitsee yliopiston käyttäjätunnuksen ja sähköpostiosoitteen). Henkilötiedot siirtyvät automaattisesti SAP HR:stä (sopimukset) ja opintorekisteristä (tohtorikoulutettavat)

Lisätietoja: 

Ongelmia kirjautumisessa?

Yhteystiedot

Asiakaspalvelu:

Tutkimuksen arvioinnin kysymyksiin vastaa rauh@helsinki.fi.

Tutkimusportaali UUSI!

Tutkimusportaali

Portaali https://researchportal.helsinki.fi sisältää ne Tuhat-järjestelmään tallennetut  henkilöiden ja organisaatioiden tiedot, joiden näkyvyys on asetettu julkiseksi. Lisäksi henkilöllä on oltava voimassa oleva affiliaatio Helsingin yliopistoon. 

Henkilön profiilisivu

Ohjeet henkilöprofiilin päivittämiseen ovat tässä linkissä.  

Yhteenveto huomioitavista asioista:

  • Portaalin alasivujen osoitteet ovat luettavassa muodossa.
  • Henkilön nimen voi muuttaa
  • Nimikkeitä voi lisätä seuraavasti: 
    • Heti nimen jälkeen samalle riville voi lisätä arvonimen, joka näkyy myös henkilöluetteloissa. (Muokkaa profiilia -> Nimike -> Arvonimi nimen jälkeen).
    • Nimen alapuolelle voi lisätä arvonimiä ja tehtäväkuvailuja, esim. osastonjohtaja. (Muokkaa profiilia -> Nimike -> Nimike
    • Tehtävänimikkeet organisaatioittain tulevat yliopiston muista tietojärjestelmistä. Henkilö voi itse rajata profiilissa näytettäviä organisaatioita. Henkilöiden organisaatiotiedot muuttuvat merkittävästi 12.11.2018, joten näiden tietojen käsittely kannattaa siirtää sinne.
  • Osoitekartta tulostuu automaattisesti puhelinluettelon osoitetietojen perusteella. Kartta päivittyy samoin marraskuun puolivälissä. (Kartta tulostuu automaattisesti)
  • Pylväskaavio näyttää julkaisujen ja projektien volyymin ja ajanjakson. (Kaavio muodostuu automaattisesti. )
  • Linkit sijaitsevat kasvokuvan alapuolella kuvakkeina. CV (tehty CV-työkalulla) ja Scopus author profile näkyvät linkkeinä.
  • Koulutus ja ammattipätevyydet näkyvät portaalissa ja henkilö voi halutessaan tallentaa nämä tiedot itse. 
  • Maailman kartta esittää yhteistyön viideltä vuodelta. Maatieto on julkaisuihin ja projekteihin linkitettyjen ulkopuolisten organisaatioiden maa. (Helpoin tapa päivittää kartta on lisätä projekteille kumppanitiedot.)
  • Henkilöön liittyvät tiedot näkyvät kartan alapuolella. Uutta on yhteevedot tietojen lukumääristä.  Poimi valikoidut sisällöt (Muokkaa profiilia -> välilehti Portaaliprofiili)
  • Julkaisutiedoissa on DOI-tunnisteen perusteella julkaisun mainintoja eri verkkopalveluissa (PlumX ja Altmetrics kuvakkeet muodostuvat automaattisesti).

Uudessa portaalissa ei ole:

  • Lisätietoja Helsingin yliopiston affiliaatiosta –kenttä ei näy portaallisa. (Henkilö itse päivittää tekstin tarpeen mukaan esimerkiksi tutkimus- ja opetustoiminnan kuvailuun)
  • CV-tiedosto ja tutkimukseen liittyvät kuvat Tuhat-asiakaspalvelu siirtää kohtaan Linkit viikon 43 aikana. Uusia CV-tiedostoja tai tutkimukseen liittyviä kuvia ei voi lisätä. 

Linkit uuteen portaaliin

Vanha portaalin linkit siirtyvät automaattisesti uuteen portaaliin.

Tutkimuksen vuosiraportointi

Tutkimuksen vuosiraportoinnin vaatimukset on selitetty yliopiston intranetissä (kirjautuminen yliopiston käyttäjätunnuksilla).

Katso video alla tai lue tarkemmat kirjalliset ohjeet, miten tiedot tallennetaan Tuhat-järjestelmään: 

Raportoitu data on käytettävissä näissä palveluissa.

Tutkimuksen arviointi 2018

Tutkimuksen arviointitoimisto tiedottaa Flammassa ja Yammerissa.

Arviointia varten on suositeltavaa päivittää Tuhat-tiedot vuosilta 2012-2017; henkilötiedot, tutkimusprojektit ja niiden rahoitus, julkaisut, aktiviteetit sekä lehdistö- ja mediatiedot. Tuhat Vaikutus-osion tietoja ei käytetä tässä arvioinnissa. 

Kieliasetukset: suomi, ruotsi, englanti

Tallennuslomakkeille tiedot voi tallentaa suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Portaali näyttää tiedot tallennuskielen mukaan suomeksi ruotsiksi ja/tai englanniksi. 

Muokkaa kielisasetuksia: kirjautumisen jälkeen klikkaa omaa käyttäjätunnustasi mustassa yläpalkissa.

Muokkaa henkilötietoja

Henkilö voi lisätä julkaisuja ja muita henkilöön linkitettyjä sisältöjä ja muokata henkilötietoja. Henkilöllä on oma sivu tutkimusportaalissa. 

Muokkaa henkilötietojasi tutkimusportaalia ja raportointia varten

Kirjaudu sisään ja klikkaa Muokkaa profiilia (kuva 1). Henkilötietojen käsittelylomake avautuu uuteen ikkunaan (kuva 2) - muokkausten jälkeen muista tallentaa lomakkeen alaosassa. Lisää tallennusohjeita: 

Henkilötiedot

Nimi eri versioina

Henkilön virallinen nimi siirtyy Tuhat-järjestelmään yliopiston henkilöstötiedoista (SAP HR). Jos haluat käyttää jotain muuta nimeä, toimi seuraavasti:

  • Klikkaa "Lisää nimivariantti..."
  • Valitse nimen tyyppi
    • Julkaisuissa käytettävä nimi (Default publishing name) = järjestelmä lisää tämän nimen oletuksena julkaisuihin. Nimeä voi muuttaa vielä julkaisun tallennuksen yhteydessä. 
    • Former name = Entinen nimi, ei näy Tuhatin portaalissa. 
    • Known as name = Nimi uudessa portaalissa.
  • Lisää Etunimi ja Sukunimi ja klikkaa Apply.
  • Muista viela tallentaa koko henkilölomake.

Nimikkeet

Uudessa portaalissa nimikkeet näkyvät heti nimen alla. Henkilö tallentaa tiedot itse.

Henkilön HY-organisaatioon liittyvän tehtävän nimike näkyy organisaatioaffiliaation yhteydessä automaattisesti, joten tässä kohdassa voi kertoa muita nimikkeitä. 

Nimikeluokitus on seuraava: 

  • Arvonimi nimen jälkeen (Post-nominal title). Näkyy portaalissa nimen jälkeen samalla rivillä.
  • Nimike (title)
  • Nimitys (Designation)
  • Arvonimi (Honorary title)

(Aiemmin tässä osiossa näkyivät myös koulutus ja tutkijauraporras, mutta nämä on poistettu. Koulutuksen voi tallentaa kohtaan Koulutus ja pätevyydet. Tutkijauraporras käy ilmi organisaatioon  liittyvästä tehtävästä.) 

Tunniste

  • Kohdassa tunniste näkyy yliopiston henkilöstölle henkilöstönumero ja yliopiston opiskelijanumero. 
  • "Lisää tunniste" voit lisätä Scopus Author ID:n n ja Web of Sciencen Researcher ID:n

ORCID

  • ORCID on avoin kansainvälinen tutkijatunniste. Lue lisää http://www.tutkijatunniste.fi.
  • Yliopisto kannustaa tutkijoita hankkimaan ORCID-tunnuksen ja käyttämään sitä aktiviisesti verkkonäkyvyydessä, kuten julkaisemisessa, rahoitushauissa, blogeissa, kotisivuilla jne.
  • ORCID on myös tutkimusportaali, joka kokoa tietojasi eri lähteistä.
  • A) Jos haluat sallia omien tietojesi siirron kerran viikossa Tuhatista ORCID-palveluun, yhdistä Tuhat-henkilöprofiilisi ja ORCID-tunnisteesi seuraavasti. Tietosuojan takia henkilön on tehtävä tämä toimenpide itse. Lue tästä lisää, mitä hyötyjä ORCID-palvelun käyttämisestä on sinulle.
    • Klikkaa painiketta "Luo tai liitä ORCID-tunnisteesi".

      Noudata näytön ohjeita. Katso esimerkkivideo tästä.
    • Lomake vie ORCID.org –palveluun, jossa voit joko luoda tunnisteen tai hakea Tuhatiin jo aiemmin luodun tunnisteen 
    • Samalla annat HY:lle luvan tietojesi synkronointiin ORCID-palveluun. Jos vaihdat yliopistoa, HY kannattaa poistaa kohdasta Orcid.org -> Account Settings -> Trusted organisation.
    • Lopuksi Tuhat-profiilissasi muista tallentaa muutokset Save-napista, muuten ne häviävät!
      • Varmuuden vuoksi Save-nappulan painamisen jälkeen kannattaa vielä aukaista profiili ja katsoa että ORCID-tunniste on profiilissa.
    • Tuhatista Orcidiin siirtyvät tiedot ovat:
      • julkaisut, jotka on tarkistettu (käsittelyvaihe on Approved) ja joiden näkyvyys on julkinen (Public)
      • muut tutkijatunnisteet
      • linkki henkilön Tuhat-portaaliin
      • henkilön affiliaatio Helsingin yliopistoon (kustantajien käyttöön).
      • Myös julkaisut joissa ei ole HY-affiliaatiota siirtyvät nyt (aiemmin eivät siirtyneet)
  • B) Jos et halua käyttää Tuhat-tietojen synkronointipalvelua, vaan ainoastaan informoida yliopistoa ORCID-tunnisteestasi ja lisätä sen Tuhat-portaaliin, toimi seuraavasti
    • Luo itsellesi ORCID-tunniste orcid.org -palvelussa
    • Kopioi tunnus sähköpostiin ja lähetä se tuhat-infoon tallennettavaksi. Kun hallinto tallentaa ORCID-tunnisteen tutkijan puolesta Tuhatiin, tietojen siirto Tuhatista ORCIDiin ei aktivoidu
    • Ryhdy käyttämään tunnistetta kaikessa verkkonäkyvyydessä.

Kasvokuva tai CV tiedosto (CV julkaistaan vain vanhassa tutkimusportaalissa)

Tällä "Lisää tiedosto" toiminnolla kasvokuva  näkyy sekä uudessa että vanhassa tutkimusportaalissa, mutta Curriculum Vitae -tiedosto ja tutkimukseen liittyvä kuva näkyvät vain vanhassa tutkimusportaalissa (esimerkki). 

  • Klikkaa "Lisää tiedosto" ja valitse dokumentin tyyppi. Mahdolliset dokumenttityypit ovat:
    • Kasvokuva
    • Tutkimukseen liittyvä kuva
    • Curriculum Vitae

Voit julkaista CV:n sekä uudessa että vanhassa portaalissa seuraavasti (esimerkki):

Linkit

Linkit näkyvät uudessa tutkimusportaalissa henkilön kasvokuvan alapuolella kuvakkeina. Valitse linkille tyyppi, jolloin järjestelmä valitsee linkin sopivan kuvakkeen. 

Ansioluettelo sekä tutkimuksen ja opetuksen kuvaus

  • Tutkija voi lisätä julkiseen Tuhat-profiiliin kuvailevaa tekstiä
  • Teksti kannattaa kirjoittaa lyhyesti ja tiiviisti, jotta sivun luettavuus säilyy
  • Tekstille voi valita jonkin seuraavista otsikoista:
    • Ansioluettelo
    • Tutkimuksen ja opetuksen kuvaus
    • Koulutustiedot

Tekstien tulisi olla lyhyet ja napakat, jotta niiden lukeminen olisi helppoa. Mikäli kirjoitat tekstisi suomeksi, käännäthän sen myös englanniksi. 

Affiliaatiot Helsingin yliopistossa

Nämä tiedot tulevat yliopiston henkilöstöjärjestelmästä (ja 11/2018 alkaen myös opintotietojärjestelmästä) ja tämän tiedonsiirron merkkinä näkyy kaksi nuolta päällekkäin ympyränä. Mikäli näissä tiedoissa on virheitä, voit pyytää korjausta oman yksikkösi henkilöstöasioiden hoitajalta.

Tuhat-asiakaspalvelu käsittelee henkilötiedot, joiden oikeassa reunassa on tämä merkki vaakaviiva. Näiden tietojen korjauksessa ota yhteyttä tuhat-info @ helsinki.fi. 

Ulkopuoliset affiliaatiot

  • Lisää ulkopuolinen organisaatio: hae luettelosta ulkopuolinen organisaatio tai tarvittaessa lisää uusi organisaatio. 
  • Lisää nimike, anna alkupäivämäärä ja tarvittaessa loppupäivämäärä.

Avainsanat -> TIETEENALAT

  • Klikkaa "Lisää avainsanoja", valitse valikosta tarkin mahdollinen taso (kolminumeroinen tai nelinumeroinen tieteenalakoodi).
  • Täydennä vapailla avainsanoilla, joilla kuvaat tieteenalaasi tarkemmin. Vapaat asiasanat olisi hyvä myös kääntää suomeksi. Tämä lisää tietojesi löydettävyyttä Tuhatin julkisessa portaalissa.

Koulutus/pätevyydet

Koulutus- ja pätevyystiedot henkilö antaa itse. 

Tässä osiossa näytetään myös vastuullisen tutkijan aseman hakemuksen tiedot. Kaikilla on näkyvissä otsikko "Vastuullinen tutkija".

Näkyvyys portaalissa

Näillä asetuksilla henkilö avaa ja sulkee omat tietonsa pois tutkimusportaalista. 

  • Avoin näkyvyys = Henkilön tiedot näkyvät portaalissa. Tämä on oletuksena kaikilla henkilöillä näin. 
  • HY:n sisäverkko = Ei käytetä enää. Toimi aiemmassa portaalissa.
  • Vain tallennuspuolelle kirjautuneet = Henkilön tiedot eivät näy portaalissa. Henkilö näkyy vain Tuhat-järjestelmään kirjautuneille tutkijoille silloin kun he lisäävät esimerkiksi julkaisuun tai projektiin henkilöitä. Pääkäyttäjät näkevät edelleen henkilön kaikki tiedot. 

Portaaliprofiili​

Portaaliprofiili-välilehdellä muokataan seuraavia portaalissa esitettäviä tietoja:
 

  • Henkilösivulla näytettävät organisaatiot
  • Mittarit (ei käytössä HY:ssä)
  • Korostettu sisältö: valitse yksittäisiä julkaisuja, projekteja ym. portaalin etusivulle

Muutoin portaaliprofiilin muokkaus tapahtuu yllä olevien henkilötietojen käsittelyohjeiden mukaisesti.

Portaali esittää automaattisesti pylväskaavion tutkimustoiminnasta ja maailman kartan tutkimusyhteistyöstä:

  • Pylväskaavio esittää järjestelmään tallennettujen julkaisujen ja projektien määrän ja ajanjakson.
  • Maailman kartta näyttää viiden viimeisen vuoden tutkimusyhteistyön. Sovellus poimii tiedon automaattisesti projektien ja julkaisujen kumppaneiden maatietojen perusteella. 

 


Tallenna!

Muista aina tallentaa. 


Henkilötietojen raportointi

  • Opetus- ja tutkimushenkilöstön tieteenalat tallennetaan Tuhat-järjestelmään ja raportoidaan opetus- ja kulttuuriministeriölle -> Muokkaa profiilia -> Tieteenalat
  • ORCID ID on avoin tutkijatunniste, joka mahdollistaa tutkimustoiminnan linkittämisen eri palveluiden välillä. Helsingin yliopisto käyttää ORCID-tunnistetta avoimen tieteen seurantaan -> Muokkaa profiilia -> ORCID 

 

Tutkimusprojektit ja -rahoitus

Projekti tarkoittaa työtä, jota tehdään asetetun tavoitteen saavuttamiseksi. Projektilla on alku- ja loppupäivämäärä. Tuhat-järjestelmän projekti-moduulia voi käyttää tutkimuksen sekä pitemmän aikavälin tutkimusintressien että yksittäisten rajatumpien tutkimusprojektien esittelyyn. Muu Tuhatin tietosisältö liitetään projektiin: myönnöt, julkaisut, tutkimusinfrastruktuurit, tutkimusaineistot.

Projektit tallennetaan järjestelmään käsin.

Klikkaa vihreää nappulaa

  • Valitse projektin tyypiksi "Tutkimusprojekti".
  • Anna projektille nimi. Käännä nimi  tarvittaessa FI,SV ja EN (klikkaa lippukuvakkeita lomakkeen vasemmassa yläreunassa tai valitse alalehti Käännökset)
  • Lisää projektin kuvaus siten, että ensimmäiseen kenttään "Kuvaus" voit lisätä tieteellisen tiivistelmän ja toiseen kenttään kuvauksen yleisön käyttöön.
  • Linkitä rahoitustietoihin. Valitse rahasäkin kuva ja hae tarvittavat wbs-tiedot.
     
  • Linkitä muut tiedot.
  • Lisää avainsanat. Valitse ensin tieteenala ja sitten lisää vapaat avainsanat. Tallennusohje.
  • Tallenna!

Rahoitus (wbs)

  • Rahoitus (wbs) tarkoittaa täydentävää tutkimusrahoitusta. HY:llä on käytettävissä tutkimusrahoituksen wbs-tietueet HY:n taloushallinnosta (Liiketoiminta-alue = H1), jolloin rahoitusmyönnöt on pilkottu taloushallinnon mukaisesti. 
  • Taloushallinnon wbs-tiedot siirtyvät kerran yössä Tuhatin Awards-moduuliin.
  • Rahoitustietojen näkyvyys on oletuksena Luottamuksellinen, jolloin tiedot näkyvät vain projektinjohtajalle ja Tuhatin pääkäyttäjille. Voit muuttaa näkyvyydeksi Julkinen. 
  • Muussa organisaatiossa hallinnoitu rahoitus voidaan myös tallentaa Tuhat-järjestelmään.
  • Tuhatin englannin kielisessä käyttöliittymässä käytetään brittienglannin termiä Award.

Näkyvyys portaalissa

  • Jokainen projektiin linkitetty henkilö voi käsitellä projektin näkyvyys-tietoja.
  • Rahoitukset (Awards) näkyvät tutkimusportaalissa vain projektien kautta. Liitä siis ensin myöntö projektiin.
  • Jotta projekti ja sen rahoitus näkyisivät portaalissa, molempien näkyvyys tulee olla "Julkinen".

Julkaisut

Aluksi yleisempää tietoa: 

  • Kansalliset julkaisuraportoinnin määrittelyt ovat tässä ohjeessa
  • Kaikki julkaisut voi tallentaa Tuhatiin kohdassa Tutkimustuotokset. Tuhatiin voi tallentaa tyypiltään monenlaisia tutkimustuotoksia. Emme myöskään rajaa tallennusta vain yliopiston julkaisuihin vaan tulokset voidaan tallentaa koko uran ajalta. Helsingin yliopiston organisaatioihin linkitetään HY:ssä tehdyt julkaisut, muille merkitään affiliaatioksi ulkopuolinen organisaatio. 
  • Uusi julkaisutyyppiluokittelu otettiin käyttöön Tuhatissa lokakuussa 2017. Lue lisää tästä. 
  • Julkaisut rinnakkaistallennetaan pitkäaikaisen saatavuuden varmistamiseksi yliopiston julkaisuarkistoon. Tallennus tehdään Tuhat-järjestelmän kautta, ohje tässä
    • Lue lisää rinnakkaistallentamisesta tästä
    • Lue yliopiston avoimen julkaisemisen periaatteet tästä.

Ensin luot julkaisulle tallennuslomakkeen ja sen jälkeen täydennät viitetiedot. 

Luo tallennuslomake: 

  • Klikkaa vihreää nappulaa oikeassa yläkulmassa, uusi ikkuna avautuu.
  • Valitse oikeasta sivupalkista Julkaisu
  • Valitse menetelmä, jolla luot julkaisun järjestelmään.
    • Tallenna manuaalisesti: Valitse julkaisutyyppi (katso alla tarkemmin). Tallennuslomake avautuu.
    • Importoi viitetietokannasta: Valitse lähdetietokanta. Tee haku ja valitse julkaisu. Importoi. Tallennuslomake avautuu. Video (youtube, EN)
    • Importoi tiedostosta: Valitse tiedosto. Importoi. Tallennuslomake avautuu.
  • Julkaisulle on nyt luotu tallennuslomake

Nyt olet luonut tallennuslomakkeen ja voit aloittaa tietojen lisäämisen. Käy koko lomake läpi ja lisää niin paljon tietoja kuin osaat. Lomakkeet ovat erilaisia eri julkaisutyypeille.

Lisää erityisesti seuraavat tiedot:

Julkaisutyyppi

Lomakkeen luonnin yhteydessä olet valinnut yleisen julkaisutyypin, esimerkiksi "Artikkeli". Tämän jälkeen valitset "Tieteellinen", "Ammatillinen" tai "Yleistajuinen", seuraavaksi "Vertaisarvioitu" tai "Ei-vertaisarvioitu". Näiden valintojen jälkeen järjestelmä päättelee kansallisen julkaisutyypin

Kirjoittajat ja affiliaatiot

Lisää HY:n ulkopuolisille kirjoittajille ulkopuoliset organisaatiot ja näille organisaatioille myös maatieto. Näitä tietoja käytetään tilastoinnissa.

Avoin saatavuus ja muut sähköiset versiot; tiedostot ja linkit

Avoin saatavuus raportoidaan julkaisun kokotekstin rinnakkaistallennuksena ja linkkeinä, jotka ovat avoimesti käytettävissä. Julkaisun pitää siis olla käytettävissä ilman erillisiä käyttöoikeuksia. Kaikki HY:n julkaisut tallennetaan yliopiston HELDA-julkaisuarkistoon seuraavan ohjeen mukaisesti:

Klikkaa Lisää sähköinen versio (rinnakkaistallenna tiedosto, lisää DOI tai linkki)...

Valitse tyyppi. Sähköinen versio on tiedosto, DOI tai muu linkki (mielellään pysyvä linkki).

  • Lataa sähköinen versio (rinnakkaistallennus):  Tästä rinnakkaistallennat julkaisun yliopiston HELDA-julkaisuarkistoon. Lehdestä riippuen sinulla on erilaisia oikeuksia julkaisun tallentamiseen. Nämä arkistointioikeudet näkyvät Tuhatin käyttöliittymässä RoMEO-värinä (yllä kuva, teksti keltaisella pohjalla) heti, kun julkaisuun on poimittu lehden tiedot Tuhatin lehtitietokannasta. Jos RoMEO-väriä ei näy, katso arkistointipolitiikka julkaisusopimuksestasi. Julkaisu siirtyy HELDAan automaattisesti, kunhan kirjasto on tarkistanut julkaisusi Tuhatissa ja Embargo-päivämäärä on ohi. Lue lisää ohjeita julkaisujen versioista tästä ja samalla sivulla on lisää ohjeita rinnakkaistallentamiseen.. 
  • Lisäksi Lisää sähköisen version DOI.  DOI = Digital object identifier. DOIn avulla sinä ja julkaisusi linkittyvät muiden palveluiden kanssa, kuten kustantajan verkkosivut, Orcid.org ja Plu.mx. Portaalissa DOI näyttää julkaisusi Plum Print -tiedot. Esimerkki.
  • Ja edelleen Lisää linkki sähköiseen versioon. Tämä tarkoittaa pysyviä tunnisteita (URN, handle) tai muita linkkejä. Vain pysyvät tunnisteet kelpaavat kansalliseen raportointiin. 

Lomake sähköisen version tallentamiseen avautuu. Kaikkiin erityyppisiin sähköisiin versioihin (tiedosto, DOI, linkki) lisätään nämä tiedot: 

  • Dokumentin versio
  • Julkinen pääsy tiedostoon (Avoin, Kiellossa=Embargoed)
  • Lisenssi (Lue lisensseistä lisää täältä). 

Avainsanat -> TIETEENALAT

Käytä niin tarkkaa tieteenalaa kuin mahdollista. Voit lisätä useamman tieteenalan. Opetus- ja kulttuuriministeriö sekä Suomen Akatemia käyttävät julkaisujen ensisijaista tieteenalaa (merkitty tallennuslomakkeelle ensimmäisenä) vertaillessaan yliopistojen välisiä tuloksia. 

Näkyvyys

Tämä valinta asettaa tietojen näkyvyyden.

  • Avoin näkyvyystiedot näkyvät avoimesti julkisessa portaalissa.
  • HY:n sisäverkko: tiedot näkyvät vain HY:n lähiverkossa tai HY-VPN-palvelua käyttäville.
  • Vain tallennuspuolelle kirjautuneet:Tiedot näkyvät vain niille, joilla on käyttöoikeus TUHAT-järjestelmään. 
  • Luottamuksellinen - Vain liittyvät henkilöt ja käsittelijät:Tiedot näkyvät vain sisältöön liittyville henkilöille sekä myös hallintohenkilöille. Huom! Julkaisut jotka on merkitty luottamukselliseksi eivät ole mukana raportoinneissa.

Alapalkki

Käsittelyvaihe. Kun kaikki tiedot on lisätty, valitse lomakkeen alaosassa käsittelyvaiheeksi ”Ehdolla rekisteriin”, jolloin julkaisu siirtyy kirjaston tarkistettavaksi. Jos haluat pitää julkaisun itselläsi ja vielä täydentää sitä, valitse ”Tietojen syöttö käynnissä”.

Tallenna!

Aktiviteetit

Yleistietoa

Muu tieteellinen toiminta tallennetaan aktiviteetteina. Maininnat mediassa ja lehdissä kirjataan kohdassa Lehdistö/media. On suositeltava pitää  aktivitteettitiedot ajan tasalla. 

Aktiviteettien tyypit ovat:

Erityisesti yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen tietoina voidaan tallentaa tähdellä * merkittyjä. 

  • Julkaisun vertaisarviointi ja toimituksellinen työ
    • Tiedelehden toimittaja
    • Tieteellisen kokooma- tai konferenssiteoksen toimittaja
    • Käsikirjoitusten vertaisarviointi
    • Yleislehden toimittaja*
    • Julkaisusarjan toimittaja
    • Erikoisnumeron toimittaja
  • Tapahtumaan osallistuminen tai tapahtuman järjestäminen
    • Konferensseihin, kursseille ja seminaareihin osallistuminen ja näiden järjestäminen
    • Yleistajuinen puhe (siirtyy Puhe tai esitys -luokitukseen)
  • Puhe tai esitys
    • Keskustelukutsu*
    • Suullinen esitys
  • Konsultointi
    • Konsultointi*
  • Jäsenyys
    • Lausunnot virantäytöissä
    • Jäsenyys tai muu rooli arviointiryhmässä*
    • Jäsenyys tai muu rooli tutkimusverkostossa
    • Jäsenyys tai muu rooli kansallisessa/kansainvälisessä komiteassa, toimikunnassa tai hallituksessa*
    • Jäsenyys tai muu rooli suomalaisessa tai kansainvälisessä julkisen sektorin organisaatiossa*
    • Jäsenyys tai muu rooli yksityisen sektorin yrityksen/organisaation hallituksessa*
    • Muut asiantuntijatehtävät yksityisessä elinkeinoelämässä*
  • Vierailu toiseen organisaatioon
  • Vierailun isännöinti
  • Opintojen ohjaus ja tarkastus
    • Väitöskirjan ohjaaja tai sivuohjaaja
    • Muun opinnnäytteen ohjaus (Pro Gradu, lisensiaattityö)
    • Väitöskirjatyön seurantaryhmän jäsen
    • Väitöskirjan esitarkastaja
    • Vastaväittäjä
    • Tohtoriohjelman johtaja
    • Tohtoriohjelman varajohtaja tai muu merkittävä tehtävä tohtoriohjelmassa
    • Post doctoral mentor
  • Muu
    • Muu
    • Muu opetustyö

 

Vierailutietojen tallennus

Vierailut raportoidaan opetus- ja kulttuuriministeriölle seuraavan määrittelyn mukaan:

  • Vierailu kohdistuu  ulkomaille tai vierailija tulee ulkomailta;
  • Vierailun kohde - tai lähtöorgnaisaatio on yliopisto, tutkimusorganisaatio (myös yritykset), konferenssiin osallistuminen ei ole vierailu;
  • Raporttiin luetaan opetus- ja tutkimushenkilöstön vierailut, yliopistoon tulevan vieraan isännän henkilöstöryhmällä ei ole merkitystä.
  • Tiedot kerätään per vierailu. Yhdellä henkilöllä voi olla useita vierailuita vuoden aikana.
  • Vierailut raportoidaan alkamisvuoden raportoinnissa (eli vuoden 2017 raporttiin sisätyvät vierailut ovat alkaneet vuonna 2017).
  • Matkapäivät lasketaan mukaan vierailun päivämääriin.

Lisää "Vierailu toiseen organisaatioon "

  • Klikkaa vihreää nappulaa oikeassa yläkulmassa, uusi ikkuna avautuu.
  • Valitse aktiviteetit -> Vierailu toiseen organisaatioon › Akateeminen vierailu toiseen organisaatioon
  • Lomake avautuu
    • Tietoa vierailusta toiseen organisaatioon
      • Klikkaa "Lisää ulkoinen yksikkö" ja edelleen "Lisää uusi". Tallenna organisaation nimi ja maa. Voit myös hakea ulkopuolisten organisaatioiden tietoja, mutta dataa ei juurikaan ylläpidetä, joten oikean löytäminen voi olla vaikeaa.
      • Lisää Ajanjakso. Vain 5 päivää ja pidemmät vierailut raportoidaan ministeriölle. Vierailun pituuteen lasketaan mukaan alku- ja loppupäivämäärät. 
  • Lisää muut viitiedot
  • Tallenna!

Lisää "Vierailun isännöinti"

  • Klikkaa vihreää nappulaa oikeassa yläkulmassa.
  • Valitse Aktiviteetit ->  Vierailun isännöinti › Isännöity akateeminen vierailu Helsingin yliopistossa
  • Lomake avautuu
  • Vierailun isännöintiä koskevaa tietoa
  • Klikkaa Lisää vierailija. 
    • LIsää ulkoinen henkilö, maa josta henkilö on tullut sekä organisaatio.
  • Lisää muut tiedot
  • Tallenna!

Lehdistö- ja mediatiedot

Lehdistö- ja mediatiedot uudistui joulukuussa 2016. Samaan aiheeseen liittyvät omat ja muiden tekemät lehti- ja mediatiedot voi nyt koota yhdeksi kertomukseksi (yksi media/press tietue voi sisältää monta lehtijuttua). Toistaiseksi lehdistö- ja mediatiedot eivät näy portaalissa. Aiemmin medianäkyvyyden tiedot tallennettiin Aktiviteetteihin.

Englanninkieliset uutiset siirtyvät Newsflo-palvelun kautta automaattisesti, jos olet lisännyt omiin henkilötietoihisi Scopus Author ID:n.

Tallenna Media-tiedot seuraavasti:

  • Klikkaa vihreää nappulaa oikeassa yläkulmassa, uusi ikkuna avautuu
  • Valitse vasemmasta sivupalkista Lehdistö/media
  • Lisää ensin aihe "Otsikko"
  • Tiedot mediatuotoksista ja medianäkyvyydestä, Klikkaa "Lisää viittaus"
    • Uusi lomake aukeaa
      • Mediatuotos: oma osallistuminen median toimintaan (esim. kommentointi radio-ohjelmissa)
      • Medianäkyvyys: muiden tekemät uutiset sinun työstäsi (esim. samasta tieteellisestä artikkelista julkaistaan uutisia)
      • Voit lisätä luokittelut:
        • Mediatyyppi: Ei arvo, muu, printti, radio, televisio, verkko
        • Tunnustuksen arvo (tarkoittaa huomion laajuutta):Kansainvälinen, kansallinen, alueellinen, paikallinen.
  • Lisää muut tiedot, voit esimerkiksi linkittää Media-näkyvyyden tapahtumaan.

Tallenna!

Tutkimuksen vaikutus

Tutkimuksen vaikutus (vaikuttavuus yhteiskuntaan) on määritelty Suomen Akatemian ohjeessa: Tiedeyhteisön ulkopuolinen vaikuttavuus (huhtikuu 2017)

Vaikutus on uusi moduuli Tuhat-järjestelmässä ja sitä käytetään keskitetysti vain kolmivuotisten tutkimusmäärärahojen raportointiin. Vuoden 2018 tutkimuksen arvioinnissa ei tämän moduulin tietoja käytetä. 

 

Vaikutus kuvataan tekstinä ja luokitteluina. Vaikutus voidaan tämän jälkeen linkittää julkaisuihin, projekteihin, tietoaineistoihin jne.

Lisää vaikutustieto seuraavasti:

  • Klikkaa vihreää nappulaa
  • Valitse Vaikutus
  • Lisää tiedot:
    • Anna vaikutukselle nimi
    • Kuvaa vaikutus tekstinä
    • Anna luokitus​
  • Lisää relaatiot muihin tietoihin.
  • Tallenna!

LIsää CV

Voit luoda yhden tai useamman CV-dokumentin Tuhatin CV-työkalulla (ohje tässä laatikossa) tai lisätä oman CV:n valmiina liitetiedostona (katso ohje tästä).

Voit luoda monta CV-dokumenttia.

Klikkaa vihreää nappulaa , valitse "CV, portaalissa korostetut" -> Valitse CV-tyyppi:

  • Julkinen CV julkaistaan automaattisesti portaalisivullasi. Voit asettaa CV:lle päivityksen siten, että järjestelmä ehdottaa uusien tietojen lisäämistä valittujen kriteerien mukaan (Esim. artikkelijulkaisut lisätään). Tämä CV on dynaaminen. CV voi olla myös staattinen, jolloin se sisältää vain ennallta määritellyt tiedot. 
  • Yksityinen CV on omaan käyttöön. Myös tämä CV voi olla dynaaminen tai staattinen. 
  • Korostettu CV sisältö poimii valikoituja julkaisuja, aktiviteetteja ja projekteja portaalin etusivulle; "Valikoidut julkaisut".  Oletuksena portaali näyttää viimeksi lisätyt tiedot "Viimeisimmät julkaisut"
  • EuroPass CV mahdollistaa Tuhat-tietojen siirron EuroPASS palveluun, jossa voit muokata itsellesi oman CV:n.

Julkinen ja yksityinen CV: Uuden CV:n luominen (youtube, EN)

CV:n sovittaminen omiin tarpeisiin (youtube, EN)

Julkinen henkilöprofiili ja tutkimustoiminnan korostaminen (unitube, FI)

EuroPASS CV:n tietojen tiedonsiirto on otettu käyttöön joulukuussa 2016.

Vastuullisen tutkijan aseman hakeminen

Vastuullinen tutkija on tyypillisesti:

i) tutkimusta itsenäisesti suuntaava ja johtava henkilö, 
ii) suorittanut soveltuvan tohtorintutkinnon ja pätevöitynyt itsenäiseksi tutkijaksi, 
iii) hänellä on käytössään riittävät resurssit (tilat, rahoitus, laitteet) itsenäisen tutkimustyön suorittamiseen, 
iv) hän ohjaa tohtorikoulutettavia ja/tai mentoroi tutkijatohtoreita sekä soveltuvilla tutkimusaloilla johtaa tutkimusryhmää, ja 
v) sijoittuu tutkijanuran kolmannelle tai neljännelle portaalle.

LIsätietoja vastuullisen tutkijan määritelmästä on yliopiston intranetissä.

Henkilö hakee vastuullisen tutkijan asemaa tutkimustietojärjestelmässä tai tiedekunnan omien ohjeiden mukaisesti (kysy neuvoa tutkimushallinnon asiantuntijoilta).

Hakemuksen lisääminen tutkimustietojärjestelmään:

  • Personal - > Edit profile -> Principal Investigator.  
  • Rasti ruutuun "I would like to apply..." 
  • Hakemusteksti tiedekunnan käytännön mukaan.

Vastuullisen tutkijan hakemus käsitellään tiedekunnan käytäntöjen mukaisesti.

Hyväksytty asema näytetään henkilölomakkeella (lomakkeen alaosassa Education/Qualification) ja henkilön julkisella sivustolla (oikea sivupalkki osoitetietojen alapuolella).

Lisää tutkimusryhmä

Tutkimusryhmät ja muut tutkijayhteisöt voidaan lisätä Tuhat-järjestelmään organisaatioina. Tutkimusryhmän keskeiset tiedot ilmoitetaan tällä lomakkeella:  ryhmän toiminnan aloituspäivämäärä, ryhmän emoyksikkö HY:ssä, vastuullisen tutkijan nimi sekä ryhmän henkilöluetteloiden ylläpitäjän nimi sekä liitetiedostona ryhmään linkitettävien henkilöiden sähköpostiosoitteet, aloitus- ja lopetuspäivämäärät. On varsin yleistä, että Tuhat-info on yhteydessä ryhmään tietojen tarkentamiseksi, esimerkiksi millä ajanjaksolla henkilöiden julkaisut, projektit ja aktiviteetit linkitetään ryhmään.  Linkitys rajoittuu henkilön aloituspäivämäärään tutkimusryhmässä. 

Tutkimusryhmän ja muun tutkijayhteisön kokoamisestai on hyötyä toiminnan raportoinnin ja verkkojulkaisemisen näkökulmista. Tutkijayhteisön/ryhmän johtajan tulee olla vastuullisen tutkijan asemassa Helsingin yliopistossa. Organisaation luonnin yhteydessä ryhmän/yhteisön henkilöt liitetään Tuhatissa tähän yksikköön ja jatkossa kaikki uudet lisättävät tiedot kuten julkaisut, linkittyvät automaattisesti ryhmään/yhteisöön. Tällöin yksikön toimintaa voidaan seurata Tuhatin raportointityökalulla. Organisaatio saa automaattisesti sivut Tuhat-portaaliin, mutta myös erilliset kotisivut voidaan luoda yliopiston Drupal-julkaisuvälineellä, lue viestinnän ohjeet tästä.

 

Nyt ryhmä/yhteisö on luotu Tuhatiin. Vastuullinen tutkija ja henkilötietojen käsittelijä saavat seuraavat oikeudet yksikön tietoihin Tuhat-järjestelmässä:

  • Muokkaa organisaation tietoja
  • LIsää päättymispäivä poistuville henkilöille
  • Tulostaa raportteja ryhmän/yhteisön toiminnasta

ja heidän tulisikin seuraavaksi tehdä nämä:

  • Tarkistaa organisaation tietoihin linkitetty data. Jos väärää tietoa on linkitetty, tuhat-info korjaa nämä. Tulevaisuudessa julkaisu- ja muut tiedot linkittyvät automaattisesti tallennusprosessin aikana. 
  • Muokata organisaation tietoja. Katso erillinen ohje organisaation tietojen muokkaamisesta. 
  • Julkaista organisaation sivut Tuhat-portaalissa. Tuhat-info luodessaan organisaation tallentaa sen näkyvyyden tilaan "Vain tallennuspuolelle kirjautuneet". Kun organisaation sivut ovat valmiit julkaistavaksi, aseta näkyvyydeksi "Avoin näkyvyys".

Henkilötietojen käsittelijän tulisi jatkaa henkilöluettelon ylläpitoa seuraavasti

  • Kun ryhmään/yhteisöön tulee uusi henkilö, henkilötietojen käsittelijä ilmoittaa henkilöstä sähköpostilla tuhat-info@helsinki.fi seuraavat tiedot
    • Ryhmän nimi ja osoite Tuhat-portaalissa
    • uuden henkilön sähköpostiosoite ja aloituspäivämäärä
  • Jos henkilö poistuu ryhmästä/yhteisöstä, henkilötietojen käsittelijä lisää päättymispäivän Tuhatiin.

Organisaatiot

Organisaatiot ovat samat kuin yliopiston organisaatiorekisterissä, paitsi tutkimusryhmät ja tutkimusyhteisöt, jotka luodaan Tuhatissa, katso ohjeet yllä.

Organisaatiotietojen käsittelijä (Organisation editor) voi käsitellä seuraavia tietoja. Kirjaudu Tuhatiin- > Päätiedot -> Yksiköt -> Avaa muookattavan yksikön tiedot:

  • Nimen eri versiot. Organisaation web name näytetään portaalin yhteenvetosivulla. Pääosin Tuhat käyttää importoitua nimeä, jota ei voida muokata Tuhatissa.
  • Organisaation profiili. Organisaation tutkimustoimintaa kuvaileva teksti.
  • ID:t. Lisää "Organisation ID" kenttään PlumX:ssä käytetty organisaatiolyhenne, tällöin portaalissa näkyy Plum Print altmetriikkatiedot. Esimerkki.
  • Kuva julkaistaan portaalissa.
  • Katuosoite ja paikkatieto.
  • Sähköiset osoitteet.

Palaute ohjeesta

Palautetta tästä ohjeesta voit antaa: tuhat-info at helsinki.fi

Pure-sovelluksen käyttöliittymä

Pure-sovelluksessa henkilön käyttöliittymä