Tuhat-tutkimustietojärjestelmä: Tietosuojaseloste

Tuhat-järjestelmän ajantasainen tietosuojaseloste

Tuhat-tutkimustietojärjestelmän tietosuojaseloste

Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679. 
Laatimispäivä  24.5.2018,
päivitetty 9.7.2018: lyhennetty käsittelyn tarkoitusta ja lisätty tieto IP-osoitteen anonymisoinnista
päivitetty 11.6.2019: lisätty yhteisrekisterinpitäjyys HUS:n kanssa
 

1. Rekisterinpitäjä

Helsingin yliopiston tutkimustietojen osalta rekisterinpitäjä on Helsingin yliopisto: 
HYKS-erityisvastuualueiden osalta rekisterinpitäjät ovat Helsingin yliopisto ja HUS

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Aija Kaitera
Yhteystiedot: tuhat-info@helsinki.fi, puhelin +358 2941 22000
Helsingin yliopisto toimii HYKS-erityisalueen osalta rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvien pyyntöjen ensisijaisena yhteyspisteenä. Helsingin yliopisto välittää tarvittaessa pyynnön sille rekisterinpitäjälle, kenen hallussa rekisteröityä koskevat tiedot ovat. Rekisteröidyt voivat kuitenkin ottaa yhteyttä kehen tahansa HYKS-erityisvastuualueen yhteisrekisterinpitäjään. Rekisteröidyn pyyntö välitetään tarvittaessa sille rekisterinpitäjälle, kenen halussa rekisteröityä koskevat tiedot ovat. Kaikki HYKS-erityisalueeseen kuuluvat rekisterinpitäjät ovat velvollisia toteuttamaan omalta osaltaan kaikki tarvittavat tietosuojalainsäädännön edellyttämät toimet rekisteröityjen oikeuksien toteuttamiseksi. ​Siltä osin kuin tämä palvelun tietosuojailmoitus ei riitä täyttämään kaikkea EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen informointivelvoitteeseen sisältyvää vastuuta, kukin rekisterinpitäjä vastaa ensisijaisesti itsenäisesti tietosuojan liittyvästä informoinnista omille rekisteröidyilleen kuten myös muista tietosuoja-asetuksen velvoitteista.

3. Rekisterin nimi

Helsingin yliopiston tutkimustietojärjestelmä

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste

Helsingin yliopiston osalta henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tarjota henkilölle itselleen työkaluja tutkimuksen ja yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen hallinnointiin ja viestintään sekä omien tietojen jakamiseen verkkopalveluissa (kuten Orcid.org). Yliopisto saa järjestelmän avulla käyttöönsä rekisterin tutkimuksessa ja yhteiskunnallisessa vuorovaikutuksessa toimivista henkilöistä ja heidän toiminnastaan, jolloin yliopistolla on paremmat edellytykset ohjata ja kehittää näitä toiminoja. Yliopisto toteuttaa tutkimustietojärjestelmän avulla tiedonkeruita, kuten vuosiraportointia ja tutkimuksen arviointia varten, sekä tilastoi ja anlysoi näitä tietoja. Yliopisto julkaisee tutkimustietojärjestelmän tietoja verkkopalveluissa. Henkilötietojen käsittely perustuu seuraavaan lainsäädäntöön:

  • Yliopistolaki (558/2009) 2§ määrittelee yliopistojen tehtäväksi tutkimuksen ja yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen. Tutkimustietojärjestelmä kokoaa tiedot yliopiston tutkimuksesta ja toteuttaa yhteiskunnallista vuorovaikutusta tutkimusportaalin avulla. 
  • Tietosuojalaki (1050/2018) 4§ kohdan 1 mukaisesti henkilötietoja saa käsitellä, jos kysymys on kysymys on henkilön asemaa, tehtäviä sekä niiden hoitoa julkisyhteisössä, elinkeinoelämässä, järjestötoiminnassa tai muussa vastaavassa toiminnassa kuvaavista tiedoista siltä osin kuin käsittelyn tavoite on yleisen edun mukainen ja käsittely on oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun oikeutettuun päämäärään nähden;

Helsingin yliopisto kerää ja raportoi HYKS:n erityisvastuualueen julkaisut, sisältäen julkaisujen kirjoittajatiedot ja siirtää julkaisut kansalliseen VIRTA-julkaisutietopalveluun. 

5. Rekisterin tietosisältö

Järjestelmän ydintietoa on henkilö ja henkilön liittyminen yksikköön. Tämä tietopari liitetään järjestelmässä henkilön toiminnan tietoihin. 
Henkilötiedot ovat nimi ja nimen eri versiot, henkilön tunnisteet yliopiston tietojärjestelmissä ja kansainväliset tutkijatunnisteet, henkilön kuva, tutkimustoimintaa ja koulutusta kuvaavat tekstit, yksikkötiedot, sosiaalisen median linkit ja muut linkit, näkyvyys tutkimusportaalissa ja muutoshistoria. 
Toimintatietoja, ja siten henkilöön linkitettyjä tietoja, ovat julkaisut, täydentävä tutkimusrahoitus, projektit, aktiviteetit, palkinnot, esiintymiset mediassa, tutkimusinfrastruktuuurit, tutkimusaineistot ja vaikuttavuus

6. Säännönmukaiset tietolähteet

  • Yliopiston tietovarasto
  • Henkilötietojärjestelmä SAP HR
  • Opintotietojärjestelmä OODI
  • Projektitietojärjestelmä
  • Organisaatiorekisteri
  • Käyttäjätunnukset
  • Julkaisutietokannat Web of Science, ArXiv, Arto, Fennica, Cab Abstracts
  • Henkilön itse tallentamat tiedot
  • Toisen henkilön tallentamat tiedot (yhdessä tehty toiminta)
  • Valtuutetun käyttäjän tallentamat tiedot (käyttäjä tallentaa henkilön puolesta)

7. Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely ja suojaaminen

Ei käsitellä arkaluonteisia henkilötietoja.
 

8. Henkilötietojen säilytysaika ja tarpeettomien henkilötietojen poistaminen

Henkilötietojen säilytysaikaa ei ole rajattu.
 

9. Automatisoitu henkilötietojen käsittely ja profilointi

Yliopisto profiloi tutkijoita suoritusarviointien ja strategisen johtamisen tausta-aineistoissa. Käsittelyssä ei tehdä päätöksiä automatisoidusti. 
 

10. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tiedot julkaistaan tutkimusportaalissa  http://www.helsinki.fi/tuhat.

  • Henkilö voi itse estää oman henkilöprofiilinsa tai minkä tahansa henkilöprofiiliinsa linkitetyn yksittäisen tiedon julkaisun.
  • Tutkimusportaali tuottaa RSS-syötteenä julkaisu-, henkilö- ja projektiluetteloita, joita voidaan jakaa mille tahansa verkkosivuille.

Muut verkkopalvelut:

  • Henkilö voi itse siirtää ORCID-portaaliin julkaisutiedot, henkilön affiliaation HY:ssä ja kansainväliset tutkijatunnisteet.
  • Yliopisto siirtää maa- ja metsätalousministeriön Hankehaavi.fi -palveluun maa- ja metsätalousalan hanketiedot. 

HY:n sisäinen käyttö: 

  • Tilastot Rapo-raportointijärjestelmässä, 
  • Tutkimuksen arvioinnin aineistot ja muut selvitykset

Yliopistolain 51§ mukaan yliopisto toimittaa ministeriölle sen määrittelemät tiedot. Tutkimustietojärjestelmästä toimitetaan seuraavat tiedot: 

  • Julkaisujen viitetietojen kopio tuotetaan kerran vuorokaudessa opetusministeriön VIRTA-julkaisutietopalvelulle , josta tietoja siirretään edelleen seuraaviin palveluihin: 
  • Suomen Akatemian hankeraportointi, jossa tutkija poimii julkaisutiedot VIRTA-palvelusta SA-raportointi 4.4.2017
  • Henkilötiedoista henkilön tieteenala.
  • Henkilön vierailut ulkomaille ja yliopistossa isännöidyt vierailut.

Tutkimuskäyttö:

  • Turun yliopiston Koulutussosiologian tutkimuskeskuksen tutkimusprojekti ”Avoimen tieteen yhteiskunnallisen vaikuttavuuden mittarit” 4.4.2017
  • European VIRTA -hanke 18.10.2017

11. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilön hakiessa tutkimustietojärjestelmän käyttöliittymän kautta kansainvälistä ORCID-henkilötunnistetta, siirtyy ORCID:in palvelimelle http://orcid.org/  henkilön etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite.
Käytämme portaalin käytön seurantaan Google Analytics -työkalua, jolloin Google Analyticsin käyttöön siirtyvät nämä Googlen keräämät tiedot, voimassa 25.5.2018. Google anonymisoi käyttäjän IP-osoitteen tämän mukaisesti.

12. Rekisterin suojauksen periaatteet

Palvelimet sijaitsevat Helsingin yliopiston lukitussa konehuoneessa.
Henkilötietojen käsittelyoikeudet ovat Helsingin yliopiston kirjastossa pääkäyttäjillä, tutkimushallinnon asiantuntijoilla, tutkimusryhmien johtajilla sekä yksiköiden erikseen määräämillä käyttäjillä.
Tiedonsiirroissa henkilötietoja käsittelevät yliopiston ja järjestelmätoimittajan tietotekniikka-asiantuntijat.
Henkilötiedot julkaistaan tutkimusportaalissa, josta ne ovat täysin julkisesti luettavissa, mutta henkilö voi itse estää omien tietojensa julkaisun. 

13. Tarkastusoikeus

Henkilötiedot voi tarkistaa joko julkisen portaalin kautta http://www.helsinki.fi/tuhat  tai ottamalla yhteyttä osoitteeseen tuhat-info@helsinki.fi  tai puhelimitse +358 99 191 22000.

14. Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista

Virheelliset tiedot henkilö voi joko korjata itse tai pyytää korjaamista osoitteesta tuhat-info@helsinki.fi tai puhelimitse 09 191 22000.
Yliopiston julkaisujen kirjoittajatiedot säilytetään pysyvästi. 
 

15. Tietosuojavastaavan tiedot

Helsingin yliopiston tietosuojavastaava on Tuomas Tähtinen, tietosuoja@helsinki.fi