Tietokannoissa on usein mahdollisuus valita haluamansa viitteet hakutuloksesta ja viedä nämä suoraan moniin viitteidenhallintaohjelmiin. Joillakin ohjelmilla on tarjolla selaimen lisäosa, jonka avulla viitteiden vienti tietokannasta tai vaikka webbisivulta omalle tilille voi onnistua.
Kaikista tietokannoista ei ole suoraa vientiä. Usein on kuitenkin mahdollista muodostaa hakutuloksesta valituista viitteistä tekstitiedosto (esim. RIS- tai BibTex-tyyppinen), joka avataan tai tallennetaan koneelle ja sitten tuodaan viitteidenhallintaohjelmaan.
Jos olet tallentanut koneellesi kokoteksti-pdf:fiä, voit yleensä tuoda ne suoraan omalle tilillesi hakemalla tai hiirellä raahaamalla. Viitteidenhallintaohjelman täydentämät viitetiedot kannattaa tarkistaa ja tarvittaessa täydentää.
Joskus on mahdollista tuoda viite tunnisteen avulla. Tällaisia ovat esim. DOI, PMID, arXiv ID yms.
Jos viitettä ei ole muulla tavoin kätevästi saatavissa, voi sen tiedot lisätä tietokannan lomakkeelle käsin.
Ohjelmakohtaisia ohjeita ja oppaita viitteiden, liitetiedostojen ja viittausten siirtoon eri ohjelmista toisiin on löydettävissä verkosta.
Jos haluat viedä viitteesi yhdestä viitteidenhallintaohjelmasta toiseen, se onnistuu esimerkiksi RIS-tyyppisen tiedoston kautta. Muodosta tietokannastasi tai vaikka jostain sen kansiosta Export-toiminnon avulla tiedosto, jonka tallennat koneellesi. Sitten haet tiedoston uuteen ohjelmaan Import-toiminnon kautta. Viemällä kansion kerrallaan voit säilyttää aiemmassa ohjelmassa luomasi kokoelmarakenteen.
Jos uusi ohjelma kysyy tiedostoa tuotaessa tuontitapaa, kuten Import Option, valitse jokin RIS (esim. EndNotessa RefMan RIS).
Jos molemmat viitteidenhallintaohjelmat ovat samaan aikaan auki koneellasi, voit usein kopioida viitteet jo suoraan toiseen ohjelmaan tallentamatta tiedostoa välillä. Toisaalta voit säilyttää tallennettuja RIS-tiedostoja varmuuskopioina, jos haluat kokeilla useampia uusia viitteidenhallintaohjelmia. Voit nimetä tallennettavat tiedostot alkuperäisen kansion nimellä löytämisen helpottamiseksi.
Viitteisiin liitteinä tallennetut kokotekstit tms. eivät siirry RIS-tiedostoon. Tallenna erikseen koneellesi ne, jotka haluat säilyttää varsinkin jos ne eivät ole helposti muuten saatavilla. Joissakin ohjelmissa on mahdollista valita myös liitetiedostojen viennin erillisenä tiedostona.
Jos olet lisännyt esim. Word-tekstinkäsittelyohjelmalla aloitettuun käsikirjoitukseen viittauksia ja lähdeluettelon jonkin viitteidenhallintaohjelman lisäosalla, korvaa nämä viittaukset ohjelmaa vaihdettaessa uuden ohjelman tarjoaman lisäosan avulla.
