Helsingin yliopiston REDCapia ei ole tarkoitettu datan pidempiaikaiseen säilytykseen. Projektien säilyttämisen periaatteet on kuvattu Tietoa työkalusta -osiossa.
Projektisi valmistuttua sinun on mahdollista
Kun poistat projektisi, muistathan ladata ko. projektin Data Dictionaryn tai varmuuskopion ja tallentaa datan yliopiston suosittelemille palvelimille.
Helsingin yliopiston Datatuki auttaa sinua tarvittaessa myös REDCapiin liittyvässä aineistonhallinnassa.
Käy läpi seuraavat asiat, kun mietit säilytystä REDCapissa keräämällesi datalle:
1. Tarkista, mitä olet tutkittaville luvannut datan hävittämisestä ja säilyttämisestä esimerkiksi suostumusta pyydettäessä, informoinnissa tai tietosuojaselosteessa.
2. Pidempiaikaissäilytystä varten datasta tulisi siivota pois suorat ja vahvat epäsuorat tunnisteet (esim. nimi, s-postiosoite, puhelinnumero, osoite). Voit dataa eksportoidessa tehdä valinnan, jossa suorat tunnisteet (identifier) jätetään pois eksportoidessa.
3. Mieti, kuinka kauan mitäkin dataa aiot säilyttää ja mikä osa aineistosta tulisi hävittää.
4. Yleinen säilytysaika tulosten verifioimiseksi on viisi vuotta, mutta lääketieteessä se voi olla esimerkiksi 15 vuotta. Tämä koskee etenkin julkaisujen tai opinnäytteiden kannalta oleellista dataa. Hyvin arkaluonteinen data, jota ei voida anonymisoida, suositellaan hävitettävän, jolloin voidaan säilyttää kuitenkin datan keräyksen dokumentointi (esim. REDCapin keräysinstrumentti ja koodikirja) ja analysoidut tilastotiedot.
|
Ohje datan lataamiseen ulos REDCapista löytyy täältä. Ohje data dictionaryn tallentamiseen löytyy täältä. Koko projektin varmuuskopioinnin ohje löytyy täältä. |
Sopivia paikkoja datan säilyttämiseen analyysivaiheen jälkeen ovat muun muassa seuraavat palvelut:
Jos aineiston luonne ja keräämäsi luvat sen sallivat, aineisto on ensisijaisesti julkaistava ja siten säilyttää tieteenalakohtaisessa ja avoimessa datarepositoriossa tai tietokannassa. Tämän edellytyksenä on, että aineiston avaaminen ei aiheuta haittaa tutkittaville.
Voit etsiä aineistosi tietylle aineistotyypille sopivaa datarepositoriota osoitteesta re3data.org palvelusta.
Suosi tieteenalakohtaisia datarepositorioita. Jos sellaista ei löydy, voit käyttää kaikille tieteenaloille sopivia julkaisualustoja, kuten Tietoarkisto, Zenodo tai Figshare.
Helsingin yliopiston Datapankki tarjoaa yliopiston piirissä tuotetuille digitaalisille tutkimusaineistoille tallennuspaikan 5–15 vuodeksi.
Kansallisesti arvokkaille aineistoille on tarjolla Helsingin yliopiston Data-arkisto, jossa aineistot säilyvät kymmenistä satoihin vuosiin.
Joissakin tilanteissa voit säilyttää pseudonymisoitua tai anonyymia aineistoa Helsingin yliopiston koti- ja ryhmähakemistossa, mutta tämä edellyttää, että sinulla on tiedossa pääsy näihin tallennuspaikkoihin koko suunnitellun säilytysajan.
Jos olet epävarma avaamisesta tai tarvitset esimerkiksi neuvoja sopivan datan avaamispaikan valintaan, ole yhteydessä osoitteeseen datasupport@helsinki.fi
Projektin dataa voi myös poistaa. Tämä on erityisen tärkeää silloin, kun keräät henkilötietoa, ja tutkittavia informoidessasi lupaat poistaa heidän tietonsa tietyn ajan kuluttua.
Yksittäisten tietueiden poistaminen onnistuu Record Status Dashboard-välilehdellä. Napauttamalla yksittäisen tietueen ID-numeroa pääset käsiksi sen asetuksiin:
Yksittäistä tietuetta tarkastellessasi napauta Choose action for record:
Kun napautat Choose action for record, avautuu valikko, jonka kautta voit poistaa koko tietueen:
Myös koko projektin data on mahdollista poistaa. Tämä tapahtuu projektin asetuksissa, Other Functionality -välilehdellä.
Napauttamalla Erase All Data voit poistaa koko projektin tiedot:
Huomaathan, että et voi poistaa projektin kaikkea dataa kuitenkaan itsenäisesti, vaan tästä lähtee aina pyyntö ylläpitäjille.
Mikäli sinulta puuttuu valinnat, joilla dataa voi poistaa, tarkista käyttöoikeudet ja aktivoi sitä kautta mahdollisuus datan muokkaamiseen ja poistamiseen.
Kun datan kerääminen tietyllä projektilla on tehty ja kerätyn datan analysointi on valmis, myös projektin poistaminen REDCapista on mahdollista. Kannattaa ladata projektin Data Dictionary tai koko projektin varmuuskopio ja tallentaa data yliopiston suosittelemille palvelimille. Tietoturvallisen tallennuspaikan valinta on erityisen tärkeää sensitiivisen datan kohdalla!
Jos sinulle tulee myöhemmin tarve palauttaa projekti, voit tehdä sen Data Dictionaryn avulla tai lataamalla koko projektin varmuuskopio REDCapiin. Projektin varmuuskopioinnin ohje löytyy täältä.
Kun projektin Data Dictionary tai projektin varmuuskopio ja data on otettu ulos REDCapista, projektin voi poistaa REDCapista:
Et voi itse poistaa tuotannossa olevaa projektia, vaan siitä pitää lähettää pyyntö ylläpitäjille. Vain ylläpitäjä voi vahvistaa projektin poiston.
Ylläpitäjien on mahdollista palauttaa poistettu projekti 30 päivän ajan.
Kun projektin datan analysointi on valmis tai projektia ei enää haluta käyttää, voi sen arkistoida väliaikaisesti (Mark project as completed), sen sijaan, että kokonaan poistaisi sen:
REDCap-ylläpitäjä voi tarvittaessa palauttaa projektin arkistoinnista takaisin käyttöön.
