Datanhallinnan perusopas: Mihin datasi lopulta päätyy?

Ymmärrä datasi arvo!

Olet nähnyt paljon aikaa ja vaivaa aineiston keräämiseen, joten pidä siitä hyvää huolta!

Myös muut voivat hyödyntää keräämääsi aineistoa, jos olet käsitellyt sitä niin, että muutkin ymmärtävät aineistoasi. Tällöin olet liittänyt aineistoosi metadataa, ja olet huolehtinut siitä, että aineistosi on säilynyt käyttökelpoisena. Aineistosi on myös sellaisessa tiedostomuodossa, että sen lukemiseen ei tarvita erikoisia laitteita tai ohjelmistoja. 

Säilyminen on valinta

Tiedon katoaminen ei saa olla vahinko, vaan sen pitää olla valinta. 

Data ei myöskään säily itsestään ja vahingossa. Se katoaa helposti ja nopeasti tai muuttuu käyttökelvottomaksi, jos säilyttämiseen ei kiiinnitetä huomiota

  • Tietoa voi kadota, jos sitä säilytetään huolimattomasti, englanniksi tästä käytetään termiä 'data rot' eli tieto on mennyt pilalle.
  • Mieti, onko aineisto sellaista, joka pitää säilyttää vai voiko sen tuhota.

Laitteet ja ohjelmistot vanhenevat nopeasti, joten datan säilytyksessä on tehtävä mm. seuraavia toimenpiteitä:

  • datan virkistäminen eli tallentaminen tallennusmedialta toiselle
  • datan migraatio eli aineiston muuntaminen toiselle laite- tai ohjelmistoympäristölle sopivaksi

Datan julkaiseminen ja siihen viittaaminen

Dataa voi julkaista avoimissa data-arkistoissa, joita ovat mm.

Datan jakaminen muiden käyttöön:

  • dataa voi jakaa muiden käyttöön erilaisten lisenssien avulla, esim. CC-lisenssit (https://libraryguides.helsinki.fi/oa/lisenssit)
  • jos sinulla on arkaluontoista dataa, esim. henkilötietoja, sitä ei voi laittaa avoimesti saataville

Data-arkistoista voi myös hakea itseään kiinnostavia data-aineistoja.

Suomessa on tulossa käyttöön T-Pas (tutkimusaineiston pitkäaikaissäilytyspaikka), joka on tarkoitettu arvokkaille tutkimusaineistoille, joiden halutaan säilyvän vuosikymmeniä ellei vuosisatoja. 

Jos käytät toisen tuottamaa dataa, siihen on viitattava. Esimerkki dataviitteestä Tietoarkiston sivulta:

  • Nystedt, Ursula (Jyväskylän yliopisto): Erityislapsiperheiden vertaistukiverkostot 2014 [sähköinen tietoaineisto]. Versio 1.0 (2015-12-18). Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto [jakaja]. http://urn.fi/urn:nbn:fi:fsd:T-FSD3066

Datan tuhoaminen

Aineiston tuhoaminen tai tuhoutuminen ei saa tapahtua vahingossa vaan säilyminen ja tuhoaminen on suunniteltava.

Pelkkä aineiston deletointi ei riitä sen tuhoamiseen!

Turvalliset tavat tuhota levyn tiedot ovat mm.

  • käytä tuhoamiseen tarkoitettua ohjelmaa, joka sekä tyhjentää että päällekirjoittaa levyn
  • riko laite fyysisesti