Olet nähnyt paljon aikaa ja vaivaa aineiston keräämiseen, joten pidä siitä hyvää huolta!
Myös muut voivat hyödyntää keräämääsi aineistoa, jos olet käsitellyt sitä niin, että muutkin ymmärtävät aineistoasi. Tällöin olet liittänyt aineistoosi metadataa, ja olet huolehtinut siitä, että aineistosi on säilynyt käyttökelpoisena. Aineistosi on myös sellaisessa tiedostomuodossa, että sen lukemiseen ei tarvita erikoisia laitteita tai ohjelmistoja.
Tiedon hävittäminen ei saa olla vahinko, vaan sen pitää olla valinta.
Data ei myöskään säily itsestään ja vahingossa. Se tuhoutuu helposti ja nopeasti tai muuttuu käyttökelvottomaksi, jos säilyttämiseen ei kiiinnitetä huomiota.
Laitteet ja ohjelmistot vanhenevat nopeasti, joten datan säilytyksessä on tehtävä mm. seuraavia toimenpiteitä:
Dataa voi julkaista avoimissa data-arkistoissa, joita ovat mm.
Huomioitavaa, kun avaat tai jaat dataa muiden käyttöön:
Data-arkistoista voi myös hakea itseään kiinnostavia data-aineistoja.
Jos käytät toisen tuottamaa dataa, siihen on viitattava. Esimerkki dataviitteestä Tietoarkiston sivulta:
Aineiston tuhoaminen tai tuhoutuminen ei saa tapahtua vahingossa vaan säilyttäminen ja tuhoaminen on suunniteltava.
Pelkkä aineiston deletointi ei riitä sen tuhoamiseen, mikäli kyseessä on arkaluonteista dataa!
Turvalliset tavat tuhota levyn tiedot ovat mm. se, että:
Lähtökohtaisesti henkilötiedot on tuhottava esimerkiksi maisterintutkielman valmistuttua. Jos datassasi on henkilötietoja, keskustele opettajan tai ohjaajan kanssa tietojen tuhoamisesta tai säilyttämisestä.