RefWorks (New): MSWord + Write-N-Cite

Linkkejä ja vinkkejä RefWorks-viitteidenhallintaohjelman itseopiskeluun Helsingin yliopistolaisille

Write-N-Cite

Tätä vanhentuvan työkalun välilehteä ei enää päivitetä! Uutta käsikirjoitusta aloitttaessasi (Word 2016 ja 2019) kannattaa käyttää korvaavaa Citation Manageria.

Write-N-Cite (Cite in Microsoft Word) on RefWorksin vanha apuohjelma, jonka avulla voit lisätä MS Word -tekstinkäsittelyohjelmalla kirjoittamaasi käsikirjoitukseen lähdeviitteitä sekä luoda lähdeluettelon haluamaasi tyyliä käyttäen.

Yliopiston tietokoneille WNC asennetaan Software Centeristä, omalle koneelle oman RefWorks-tilin kautta. Apuohjelma on sama myös Legacy RefWorksille – käytössäsi oleva tietokanta määräytyy sen mukaan, kumman version tunnuksilla kirjaudut WNC:hen.

Writing with RefWorks -video YouTubessa (6:28)

Write-N-Cite 4 -yhteensopivat Word-versiot (Windows ja Mac) Knowledge Centerissä

Ongelmia viittaustyylien kanssa esim. Write-N-Citen päivityksen yhteydessä? Ensiapua vaivaan alempana sivulla.

Write-N-Citen asentaminen

Omalle koneelle asentaminen:
Asenna Write-N-Cite 4 -ohjelma omalle koneellesi RefWorksin Tools-valikosta - Cite in Microsoft Word. Jos olet aiemmin ladannut vanhemman version WnC:stä, poista se ennen uusimman version asennusta (Ohjauspaneeli -> Poista asennettu ohjelma). Varmista, että Word on suljettuna, kun aloitat asentamisen.

Huom. tarkista Word-versiosi ja WnC-version yhteensopivuus tukisivuilta! Windows: jos käyttöjärjestelmäsi on 64-bittinen Windows, voi Word olla 32-bittinen (esim. Word 2016: File - Account - About Word näyttää tiedon) - lataa siis oikea WnC-versio! Mac: WnC toimii Word 2008 ja 2011 kanssa. Word 2016 kanssa voi käyttää Citation Manageria tai Quick Citea.

Kun ohjelma on asentunut, niin Write-N-Cite löytyy Wordista Refworks-välilehdeltä

 

Yliopiston koneelle asentaminen:
Asenna ohjelma yliopiston koneille Software Centeristä: University Menu alapalkista -> Software Center tai Start-valikko -> hae software center ja avaa se (ohje)

  •  Hae Write-N-Cite ja valitse se (tarkista, onko Word-ohjelmasi 32- vai 64-bittinen) klikkaamalla kuvaketta 
  • Asenna ohjelma klikkaamalla Install
  • Kun ohjelma on asentunut, niin Write-N-Cite löytyy Wordista RefWorks-välilehdeltä

Aloita Write-N-Citen käyttö

  • Avaa Word-tekstinkäsittelyohjelma ja valitse Refworks-välilehti -> kirjaudu sisään Refworks-tunnuksillasi
  • Siirrä viitteet käsikirjoitukseen (Insert Citation – Insert New)
  • Valitse haluamasi tyyli (Style) ja  Bibliography Options - Klikkaa Insert Bibliography

Ongelmia uuden Write-N-Cite 4.6 -version kanssa?

Maaliskuussa 2019 on Write-N-Citestä otettu käyttöön uusi versio 4.6, jossa pitää valita, minkä projektin viitteitä dokumentissa käytetään. Vaikka käyttäjällä olisi vain yksi projekti, voi uuden version ensimmäinen käyttökerta vaatia uudelleenkirjautumisen (Log Out - Log In) ja/tai synkronoinnin (Sync My Database), että kansioiden sisältämät viitteet löytyisivät. Kun dokumentin viitteet sisältävä projekti on kerran valittu, ei sitä voi myöhemmin muuttaa.

RefWorks-välilehti ei näy MSWordissa

Käy aktivoimassa Write-N-Cite (WNC) Add-ins Wordistä kohdasta
File -> Options -> Add-ins ja Manage: valitse "COM Add-ins" (tai "Disabled items" jos WNC on ryhmässä Inactive Application Add-ins) + Go ja valitse WNC ja OK (tai Enable)

Wordin voi vielä sulkea ja avata uudelleen, jos välilehti ei vieläkään ilmesty. Välilehden näkymisen voi tarkistaa myös File -> Options -> Customize Ribbon.

Jos ongelma ei katoa (yliopiston koneella), niin ota yhteyttä Helppariin (helpdesk@helsinki.fi). Kerro samalla mistä koneesta on kyse (paikka ja koneen numero). Koneen tiedot voi kopioida alapalkissa olevasta University Menusta: Computer Information - Copy texts to the clipboard.

---------------------------------------------------------------------------

Jos uusimman Write-N-Cite -version asennuksen jälkeen RefWorks-välilehti ei näy Wordissä, eikä sitä saa näykyviin yllä olevalla ohjeella:

Poista koneelta vanha WnC-ohjelma: Ohjauspaneeli -> Poista asennettu ohjelma.

WnC voi olla siellä eri nimillä: ProQuest for Word tai Write-N-Cite. Koneelta täytyy poistaa molemmat ohjelmat.

Asenna poiston jälkeen RefWorks-tililtäsi uusin WnC-ohjelma: Tools -> Tools -> asenna Cite in Microsoft Word (=Write-N-Cite).

____________________________________________

Oletko kenties ladannut väärän version Write'n citestä (32-bit tai 64-bit)? Vaikka Windows versiosi olisi 64-bittinen, niin koneellasi oleva Word voi olla 32-bittinen.

Viittaukset ja lähdeluettelo Write-N-Citen avulla

Write-n-Cite Basics -video

1.  Valitse viittaustyyli

Valitse työsi viittaustyyli. Viittaukset tai alaviitteet näkyvät dokumentissasi sillä viittaustyylillä, jonka olet valinnut. Voit aina vaihtaa tyyliä myöhemmin, jos sinulla on siihen tarvetta.

1. Valitse tyyli Style-vetovalikosta. Siellä on lista RefWorksissa käyttämistäsi tyyleistä.

2. Klikkaa tyylin nimeä tai valitse Select Other Style.

3. Voit vaihtaa viittaustyylin ja muotoilla työsi uudelleen milloin tahansa klikkaamalla Style-kohtaa ja valitsemalla uuden viittaustyylin.

  

Huom.: Jos tarvitsemasi viittaustyyli ei näy listassa, kirjaudu RefWorks-tilillesi ja tee tyylillä kerran lähdeluettelo vaikka jonkin kansiosi viitteistä.  Suomenkielisiä tyylejä ovat esim. Helsinki-tyylit ja Suomen Eläinlääkärilehti, ruotsinkielisiä Soc&kom-tyylit. CSL-tyyleissä on lisäksi University of Helsinki - Faculty of Theology (Finnish). Kun olet näin aktivoinut tyylin, klikkaa Sync My Database -painiketta saadaksesi WNC:n ajan tasalle.

2.  Lisää lähdeviitteet tai alaviitteet ja lähdeluettelo

1.  Klikkaa Insert Citation ja Insert New avataksesi insert/edit citation -laatikon. Jos olet aikaisemman käyttänyt WNC:a, näkyvillä on aikaisemmin käyttämiäsi viitteitä.

 

 

 

 

 

 

2. Kun Insert/Edit Citation -laatikko on näkyvillä, voit selata lähdeviitteitä kansioittain tai katsoa kaikkia yhtä aikaa (voit järjestää ne tekijän, vuoden tai nimekkeen mukaan) tai voit hakea tiettyä viitettä.         

Voit paikallistaa lähdeviitteet käyttämällä hakulaatikkoa. Haku kohdistuu viitteen kaikkiin tietoihin. 
Vihje:  Klikkaamalla oikeaa hiiren painiketta saat näkyviin kaikki lähdeviitteen tiedot.

 

Kaikki tiedot -näkymä:

 

3.  Klikkaa lähdeviitettä, jonka haluat liittää työhösi. Näet esikatselu-laatikossa viitteesi valitsemasi viittaustyylin mukaisena. 

 

4. Klikkaa OK ja lähdeviite siirtyy Word-dokumenttiisi.
Vihje:  Jos sinun tarvitsee lisätä toinen lähde samaan kohtaa, klikkaa + -painiketta Compose Citation -alueella.

5. Lisätäksesi alaviitteen valitse Make Footnote -kohta Edit Reference -alueella. Kun teet alaviitteitä, et voi vaihtaa viittaustyyliä tekstin sisäisiksi viittauksiksi. Voit kuitenkin tehdä uudet tekstin sisäiset viittaukset.

6. Jos haluat lisätä sivunumeron tai muuta tekstiä viittauksen sisään, piilottaa tekijän tai vuoden ks. ohje

7. Voit lisätä lähdeluettelon milloin vain kirjoittamisen aikana. Klikkaa Bibliography Options, Insert Bibliography.  Huom.: lähdeluettelo muodostuu työssäsi siihen kohtaan missä kursori on. Lähdeluettelon voi poistaa painamalla Remove Bibliography ja tekemällä lähdeluettelon uudelleen oikeaan kohtaan. Käytä lähdeluettelon poistamiseen aina tätä toimintoa, älä editoi lähdeluetteloa pois Word:n toiminnoilla!

  

 

 

 

 

 

 

 

 

Ongelmat Cite in MSWordissa (Write-N-Cite)

Write-N-Citen ongelmista voi Wordin RefWorks-välilehdellä tehdä virheilmoituksen Preferences -> Send Error Report. Dokumentin tiedot menevät suoraan RefWorks-tukeen ja näin ongelman ratkaisu nopeutuu.

Jos yrität tehdä lähdeluetteloa tai viittauksia, mutta se ei onnistu, vaan Write-N-Cite ilmoittaa esim. jotain seuraavanlaista:

Ongelma 1: WNC ja kadonnut viite

The following Errors were found while processing your document:

  • Reference 15 was not found in your database (joku viitteistä puuttuu).

Olet luultavasti poistanut ko. viitteen RefWorks-tililtäsi (ehkä kaksoiskappaleen). Poistetut viitteet säilyvät RefWorks-tililläsi: Deleted References (jollet ole tyhjentänyt roskista). Käy siis palauttamassa ko. viite tillillesi. (Tai sitten poistat ko.viitteen tekstistäsi ja korvaat sen toisella).

Ongelma 2: WNC ja kadonnut tyyli

  • Object reference not set to an instance of an object

Et ehkä ole valinnut Write-N-Cite 4:n Style-valikosta tyyliä. Jos tyylin valinta ei onnistu, kirjaudu ulos ja takaisin Write-N-Cite 4:ään ja valitse sitten tyyli.

Write-N-Citen päivityksen yhteydessä saattavat valitut tyylit (esim. Helsinki-tyylit) pudota Wordin listalta. Tällöin pitää käydä taas kerran käyttämässä tyyliä oman RefWorks-tilin puolella ja sitten "Sync my database" tai logout-login RefWorks-välilehdellä Wordissa.

Ongelma 3: WNC kirjautuminen

  • Sisäänkirjautuminen Wordissa ei onnistu, vaan se jää pyörimään Logging In–tilaan.

Ilmeisesti Windows-päivitysten yhteydessä oli unohtunut tehdä uudet palomuurisäännöt Wordille ja muille Office tuotteille. Tästä syystä Wordistä ei pystynyt kirjautumaan Refworks-välilehdelle. Ilmoita asiasta HY:n Helpdeskiin, vain Tietotekniikkapalveluissa  pystytään korjaamaan asia.

Ongelma 4: WNC ja viitteet taulukossa

I want to add citations to the Word table. Problem is when I add the citations to table more than one place. Then the first added citations appeared to second place where I wanted to add different citations. 

See picture below. If I want to add new citations in blue area with Write-N-Cite, then it takes citations from red area. So, I want to ask if there any solutions to add multiple citation groups in the same row and in the same cell in Word table?

 

Ratkaisu:

Write N Cite 4 does not like coding from other sources being added to a document. Certain features in Word will create coding in the document which Write N Cite does not recognize and this will cause the document to break. In order to prevent your document from breaking, you will want to remove track changes, tables, templates, etc. from the document, create all in text citations, create your bibliography, then add tables and other design features after all citations have been entered via WNC. You can then manually add the references to the table as you desire and there should be no further issues.
 

Ongelma 5: WNC ja puuttuva tyyli

Tyyli, jonka pitäisi olla RefWorksissa, ei näykään Write-N-Citessä.

Ratkaisu:

Etsi ja käytä tyyliä ensin Refworksissa (tee lähdeluettelo esim. jonkin kansiosi sisällöstä tarvitsemallasi tyylillä) - Palaa sitten Write-N-Citeen ja klikkaa "Sync my database".  -> Tyyli löytyy valikosta.

Ongelma 6: WNC jumittaa viitteitä lisätessä tai Sync My Database ei toimi

Yhteys RefWorks-tiliin ja tietojen päivittäminen ei toimi Write-N-Citessä tai WNC jumittaa, kun lisätään uusia viitteitä tai vaihdetaan tyyliä.

Ratkaisu:

I would like you to close Word then use the attached instructions to navigate to the location for the local database and properties files. Once there delete any file that starts with either wnc (for an earlier version of the program) or pq (for the most recent version of the program). Once this is done open Word, you should have to login to WNC / PQ for Word and your complete database should be duplicated locally for use in Word.

Jos muutosten jäljitys (track changes) on päällä, poistetaan se Review/Tarkista -> Track changes/Jäljitä muutokset -> Lock tracking/Lukitse seuranta. Poista kaikki Write-N-Cite/ProQuest -lokitiedostot koneelta C:\Users\<profile name>\AppData\Local -> poista pq- ja/tai wnc-alkuiset tiedostot. Kirjaudu uudelleen WNC:een. Jos lokitiedostojen poisto ei auta, voit ottaa yhteyttä Refworks-tukeen vieraan koodauksen poistamiseksi tiedostostasi: refworks.support@exlibrisgroup.com

Ks. myös Cleaning up files created by Write-N-Cite 4

Wordin RefWorks-välilehdellä voi myös tehdä virheilmoituksen Preferences -> Send Error Report RefWorks-tukeen.

Saavutettavuusseloste