RefWorks (New): MSWord + Citation Manager

Linkkejä ja vinkkejä RefWorks-viitteidenhallintaohjelman itseopiskeluun Helsingin yliopistolaisille

RefWorks Citation Manager

RefWorks Citation Manager on Word 2016 kanssa yhteensopiva apuohjelma, jonka avulla teet tekstin sisäiset viittaukset ja lähdeluettelon käsikirjoitukseesi - tätä voit käyttää Write-N-Citen sijaan. WNC ei sovi Macin Word 2016 kanssa. Uusin RCM-versio toimii myös Word 2019 ja Word Onlinen kanssa.

RCM yhteensopivuus

Haetaan Wordissa: Lisää - (Mac: Apuohjelmat) - Kauppa - etsi RefWorks - Lisää.

Kirjautuminen: Lisää - Omat apuohjelmat. Lisäohjeita Knowledge Centerissä ja Tampereen yliopiston kirjaston oppaassa.

RefWorks for Google Docs on vastaava apuohjelma, se löytyy Laajennukset - Lataa laajennuksia - etsi RefWorks - Ilmainen - Salli. Lisätietoa Knowledge Centerissä

Huomaa: RCM edellyttää, että Microsoft Windowsin käyttäjillä on Internet Explorer asennettuna ja macOS-käyttäjillä Safari.

Video: RefWorks Citation Manager (4:53)

Lähdeluettelon tyyli

RefWorksissa on valmiina tuhansien kansainvälisten lehtien tyylejä lähdeluetteloiden tekoon. Suomenkielisiä tyylejä ovat esim. Helsinki-tyylit ja Suomen Eläinlääkärilehti, ruotsinkielisiä Soc&kom-tyylit. CSL-tyyleissä on lisäksi University of Helsinki - Faculty of Theology (Finnish). Jos tarvittavaa tyyliä ei ole, yritä löytää mahdollisimman lähellä oleva tyyli. Käsikirjoituksen viimeisestä versiosta kannattaa ottaa kopio, johon tarvittavat korjaukset voi tehdä Wordilla avaamatta enää Citation Manageria.

Ongelmia Citation Managerin lataamisessa Storesta?

Citation Managerin voi asentaa vain Microsoft Storesta ja Helsingin yliopistossa on tietoturvasyistä otettu käyttöön Wordin lisäosien keskitetty jakelu. Asennus onnistuu vain Officen uusimpaan ProPlus-versioon, jonka yliopiston käyttäjätunnuksen omaava (ei koske avoimen opiskelijoita) voi ladata omalle koneelle, ks. ohjeet https://helpdesk.it.helsinki.fi/help/6006 (vanhempi Office-versio on poistettava ennen uuden asennusta). Suurimmassa osassa yliopiston koneista on vielä vanhempi Office 2016, johon Citation Managerin asennus ei siis onnistu.

Väliaikaisratkaisuna voi kokeilla VDI-koneiden eli virtuaalityöasemien käyttöä (käytettävissä millä tahansa koneella yliopiston verkossa ja työntekijöille myös kotoa käsin), ks. https://helpdesk.it.helsinki.fi/help/3114, koska niihin on asennettu uudempi Office (Citation Manager löytyy Office Add-ins -välilehdeltä Admin Managed).

Siirtyminen Write-N-Citen käyttöön on yksi vaihtoehto tässä tilanteessa, jos Word-versio ja käyttöjärjestelmä sen sallivat. Jos käsikirjoituksen viitteiden lisäys on jo aloitettu Citation Managerilla, pitää viitteet lisätä uudelleen Write-N-Citellä ja poistaa RCM:lla lisätyt.

Toinen mahdollisuus on käyttää Quick Citea (toiminto löytyy Create Bibliographyn alta) paikkaamaan Citation Managerin puuttumista. Sen avulla viittaukset ja lähdeluettelon tiedot yksinkertaisesti kopioidaan ja liitetään käsikirjoitukseen.

RCM vanhassa Office 2016 -versiossa

RefWorks Citation Managerin käyttöönotto, jos sen hankinta Storesta on käyttämässäsi Office-versiossa estetty

Väliaikatietona vinkki, jolla RefWorks Citation Managerin saa käyttöön myös yliopistolta hankitulla vanhemmalla Office 2016 versiolla:

- Kirjaudu ulos Wordista: oikea yläkulma → oma nimi → switch account → sign out → sign out
- Sulje Refworks add-in jos se oli auki (jätä Word kuitenkin auki)
- Hae Storesta tuo RefWorks add-in ja kirjaudu siihen RefWorks-tunnuksillasi
- Voit nyt kirjautua takaisin Wordiin: oikea yläkulma → sign in → kirjaudu käyttäen tunnus@ad.helsinki.fi ja yliopiston salasanasi → kirjaudu vielä kerran

Tämä kuvio pitää toistaa aina kun haluaa käyttää Citation Manageria.

Ongelmat Citation Managerissa

Vaikka Wordilla voi korjailla ja lisätä tekstiä tekstinsisäiseen viittaukseen, kannattaa muutokset tehdä Citation Managerin editoinnilla, muuten ne häviävät aina esim. uutta viitettä lisättäessä. Muutokset, joihin CM-editori ei pysty, on syytä jättää viimeiseen versioon (tai sen kopioon), eikä enää käyttää Citation Manageria.

Jos yrität tehdä lähdeluetteloa tai viittauksia, mutta se ei onnistu, vaan Citation Manager ilmoittaa esim. jotain seuraavanlaista:

Ongelma: Formatting, please wait

Ensimmäisellä käyttökerralla kaikki sujui hyvin ja refworks teki viitteet, mutta sen jälkeen kun olen yrittänyt käyttää refworksia samalla koneella se ei enää toimi. Refworksin sivupalkissa wordissa lukee vain ylhäällä punaisella "Unfortunately Word has misbehaved and we couldn't update some of your citations." Eikä ohjelma tee viitettä, se vain jumittaa kohtaan formatting... please wait....
Olen yrittänyt poistaa ohjelman ja laittaa uudelleen ja kirjata itseni ulos ja sisälle refworksiin, mutta se ei vaan toimi.

Ratkaisu:

Thank you for contacting RefWorks support at ProQuest. Here are our trouble resolution steps for RCM. Make sure that you have track changes turned off in the document and that all changes have been accepted. If you have moved or manually edited any of the citations that can cause this problem. You should delete any of these citations. Within your document, citations are inserted as separate “block” elements. When you click on them, you’ll see a bounding box that delimits the citation. To delete the citation, you must delete the bounding box. Highlight the citation you wish to delete and use the backspace key or delete key to remove it.
Next...
Clear the RCM cache by clicking on the "i" in the top right of RCM and selecting "Clear Web Cache".
Close RCM by clicking on the X.
Close the document, saving changes and then close Word.
Restart your computer.
Open Word.
Open the document.
Insert RCM and login to your account. You should be able to enter additional citations now.

If you still have problems then this may occur when coding from a source outside of Write N Cite/RefWorks Citation Manager is inserted in the document. To repair the document, all of the foreign coding must be removed, save the document and attempt to insert citations again. If you are unable to, coding still remains that needs to be removed. This coding typically comes from Word itself and can include, but is not limited to, track changes, tables, images, and templates. If you are unable to remove all of the coding, you will need to remove the coding you can, copy and paste the text (keep text only formatting) into a new document, and re-cite your citations in the new document.

Voit myös ottaa yhteyttä Refworks-tukeen vieraan koodauksen poistamiseksi tiedostostasi:  refworks.support@exlibrisgroup.com

Saavutettavuusseloste