Tuhat-tutkimustietojärjestelmä: Tietosuojaseloste

Tutkimustietojärjestelmän tietosuojaseloste

​TIETOSUOJASELOSTE

Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679. 
Laatimispäivä  24.5.2018 

1. Rekisterinpitäjä

Helsingin yliopisto
puhelin 029 41 911
hy-arkki@helsinki.fi (kirjaamo)
PL 3
00014 Helsingin yliopisto
 

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Aija Kaitera
Yhteystiedot: tuhat-info@helsinki.fi, puhelin +358 2941 22000
 

3. Rekisterin nimi

Yliopiston tutkimuksessa ja yhteiskunnallisessa vuorovaikutuksessa toimivien henkilötietojen käsittely yliopiston Tuhat-tutkimustietojärjestelmässä.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste

Tarvitsemme henkilötietojen käsittelyä seuraaviin tarkoituksiin:
  • Yliopisto saa käyttöönsä rekisterin  tutkimuksessa ja yhteiskunnallisessa vuorovaikutuksessa toimivista henkilöistä ja heidän  toiminnastaan. 
  • Henkilötietojen käsittelyssä yliopisto tai henkilö itse lisää, poistaa, tarkentaa, tilastoi, analysoi ja julkaisee tietoja.
  • Henkilö itse käyttää tietoja oman toiminnan hallinnointiin, raportointiin ja viestintään.
  • Yliopisto käyttää tietoja toiminnan  koordinoinissa kuten tapahtumien, toimintamallien ja palveluiden kehittämisessä, ohjauksessa ja tiedotuksessa.
  • Yliopisto yhdistää tietoja muihin aineistoihin kuten palvelussuhdetietoihin ja kansainvälisten julkaisutietokantojen aineistoihin.
  • Yliopisto julkaisee ja jakaa tutkimustietojärjestelmän tietoja ajantasaisesti tutkimusportaalissa, yliopiston verkkopalveluissa ja lisäksi myös kansallisissa opetus- ja kulttuuriministeriön portaaleissa. 
  • Yliopisto toteuttaa johdon ja opetus- ja kulttuuriministeriön tiedonkeruita  järjestelmän avulla. Tiedonkeruut usein edellyttävät, että henkilö itse tallentaa tietoja tutkimustietojärjestelmään. Yliopisto voi tallentaa julkaisutietoja henkilöiden puolesta.
  • Yliopisto tilastoi ja analysoi tutkimustietojärjestelmän tietoja tutkimustoiminnan arviointia ja kehittämistä varten. 

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen artikla 6 kohtaan 1e käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi .

Yleisen edun mukaisesti yliopisto käsittelee, tilastoi, analysoi ja julkaisee yliopiston tutkimustoimintaan ja yhteiskunnalliseen vuorovaikutukseen liittyviä henkilötietoja yliopistolain §2 mukaisten tehtävien suorittamiseksi. Käsittelyn oikeasuhtaisuuden toteuttamiseksi henkilötiedot kuvaavat henkilön toimintaa yliopiston tutkijana, tutkimusresursseja ja -tuotoksia sekä yhteiskunnallista vuorovaikutusta. Tutkimustoiminnan tiedot ovat julkisia pois lukien erikseen rahoittajan kanssa sovitut tiedot. Tutkimustietojen avulla yliopisto viestii hyvän tieteellisen käytännön mukaisesti tutkimustoiminnastaan ja yliopistolain 51§ mukaisesti toimittaa opetusministeriölle sen määräämät tutkimukseen liittyvät tiedot. 

5. Rekisterin tietosisältö

Henkilön nimi ja nimen eri versiot, henkilön tunnisteet yliopiston tietojärjestelmissä ja kansainväliset tutkijatunnisteet, henkilön kuva, tutkimustoimintaa ja koulutusta kuvaavat tekstit, yksikkötiedot, sosiaalisen median linkit ja muut linkit, näkyvyys tutkimusportaalissa ja muutoshistoria. 
Henkilöön linkitettyjä tietoja ovat
  • julkaisut
  • täydentävä rahoitus
  • projektit
  • aktiviteetit
  • palkinnot
  • Media/press
  • tutkimusinfrastruktuuurit
  • tutkimusaineistot
  • vaikuttavuus

6. Säännönmukaiset tietolähteet

  • Yliopiston tietovarasto
  • Henkilötietojärjestelmä SAP HR
  • Opintotietojärjestelmä OODI
  • Projektitietojärjestelmä
  • Organisaatiorekisteri
  • Käyttäjätunnukset
  • Julkaisutietokannat Web of Science, ArXiv, Arto, Fennica, Cab Abstracts
  • Henkilön itse tallentamat tiedot
  • Toisen henkilön tallentamat tiedot (yhdessä tehty toiminta)
  • Valtuutetun käyttäjän tallentamat tiedot (käyttäjä tallentaa henkilön puolesta)

7. Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely ja suojaaminen

Ei käsitellä arkaluonteisia henkilötietoja.
 

8. Henkilötietojen säilytysaika ja tarpeettomien henkilötietojen poistaminen

Henkilötietojen säilytysaikaa ei ole rajattu.
 

9. Automatisoitu henkilötietojen käsittely ja profilointi

Yliopisto profiloi tutkijoita suoritusarviointien ja strategisen johtamisen tausta-aineistoissa. Käsittelyssä ei tehdä päätöksiä automatisoidusti. 
 

10. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tiedot julkaistaan tutkimusportaalissa  http://www.helsinki.fi/tuhat.

  • Henkilö voi itse estää oman henkilöprofiilinsa tai minkä tahansa henkilöprofiiliinsa linkitetyn yksittäisen tiedon julkaisun.
  • Tutkimusportaali tuottaa RSS-syötteenä julkaisu-, henkilö- ja projektiluetteloita, joita voidaan jakaa mille tahansa verkkosivuille.

Muut verkkopalvelut:

  • Henkilö voi itse siirtää ORCID-portaaliin julkaisutiedot, henkilön affiliaation HY:ssä ja kansainväliset tutkijatunnisteet.
  • Yliopisto siirtää maa- ja metsätalousministeriön Hankehaavi.fi -palveluun maa- ja metsätalousalan hanketiedot. 

HY:n sisäinen käyttö: 

  • Tilastot Rapo-raportointijärjestelmässä, 
  • Tutkimuksen arvioinnin aineistot ja muut selvitykset

Yliopistolain 51§ mukaan yliopisto toimittaa ministeriölle sen määrittelemät tiedot. Tutkimustietojärjestelmästä toimitetaan seuraavat tiedot: 

  • Julkaisujen viitetietojen kopio tuotetaan kerran vuorokaudessa opetusministeriön VIRTA-julkaisutietopalvelulle , josta tietoja siirretään edelleen seuraaviin palveluihin: 
  • Suomen Akatemian hankeraportointi, jossa tutkija poimii julkaisutiedot VIRTA-palvelusta SA-raportointi 4.4.2017
  • Henkilötiedoista henkilön tieteenala.
  • Henkilön vierailut ulkomaille ja yliopistossa isännöidyt vierailut.

Tutkimuskäyttö:

  • Turun yliopiston Koulutussosiologian tutkimuskeskuksen tutkimusprojekti ”Avoimen tieteen yhteiskunnallisen vaikuttavuuden mittarit” 4.4.2017
  • European VIRTA -hanke 18.10.2017

11. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilön hakiessa tutkimustietojärjestelmän käyttöliittymän kautta kansainvälistä ORCID-henkilötunnistetta, siirtyy ORCID:in palvelimelle http://orcid.org/  henkilön etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite.
Käytämme portaalin käytön seurantaan Google Analytics -työkalua, jolloin Google Analyticsin käyttöön siirtyvät nämä Googlen keräämät tiedot, voimassa 25.5.2018.

12. Rekisterin suojauksen periaatteet

Palvelimet sijaitsevat Helsingin yliopiston lukitussa konehuoneessa.
Henkilötietojen käsittelyoikeudet ovat Helsingin yliopiston kirjastossa pääkäyttäjillä, tutkimushallinnon asiantuntijoilla, tutkimusryhmien johtajilla sekä yksiköiden erikseen määräämillä käyttäjillä.
Tiedonsiirroissa henkilötietoja käsittelevät yliopiston ja järjestelmätoimittajan tietotekniikka-asiantuntijat.
Henkilötiedot julkaistaan tutkimusportaalissa, josta ne ovat täysin julkisesti luettavissa, mutta henkilö voi itse estää omien tietojensa julkaisun. 

13. Tarkastusoikeus

Henkilötiedot voi tarkistaa joko julkisen portaalin kautta http://www.helsinki.fi/tuhat  tai ottamalla yhteyttä osoitteeseen tuhat-info@helsinki.fi  tai puhelimitse +358 99 191 22000.

14. Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista

Virheelliset tiedot henkilö voi joko korjata itse tai pyytää korjaamista osoitteesta tuhat-info@helsinki.fi tai puhelimitse 09 191 22000.
Yliopiston julkaisujen kirjoittajatiedot säilytetään pysyvästi. 
 

15. Tietosuojavastaavan tiedot

Helsingin yliopiston tietosuojavastaava on Tuomas Tähtinen, tietosuoja@helsinki.fi