Tuhat-tutkimustietojärjestelmä: Tietosuojailmoitus tutkijalle ja asiantuntijalle

Tietosuojailmoitus tutkimuksessa ja yhteiskunnallisessa vuorovaikutuksessa toimiville tutkijoille ja asiantuntijoille

TIETOSUOJAILMOITUS

25.5.2018

Helsingin yliopiston tehtävänä on edistää vapaata tutkimusta ja toimia vuorovaikutuksessa muun yhteiskunnan kanssa. Tässä työssä yliopisto käsittelee yliopistoyhteisössä toimivien tutkijoiden ja asiantuntijoiden henkilötietoja.

Tässä ilmoituksessa kerromme, miten käsittelemme sinun tietojasi.

1.Rekisterinpitäjä eli tietojesi käsittelystä vastuussa oleva taho on Helsingin yliopisto

Yhteystietomme ovat:
Helsingin yliopisto
puhelin 029 41 911
hy-arkki@helsinki.fi (kirjaamo)
PL 3
00014 Helsingin yliopisto
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö on tietoasiantuntija Aija Kaitera, Helsingin yliopiston kirjasto. Häneen saat yhteyden kirjaston tutkimuksen asiakaspalvelun kautta: puhelin +358 2941 22000, sähköposti tuhat-info@helsinki.fi.
Helsingin yliopiston tietosuojavastaava on Tuomas Tähtinen. Häneen saa yhteyden sähköpostiosoitteesta tietosuoja@helsinki.fi.

2.Miksi käsittelemme henkilötietojasi eli mikä on käsittelyn tarkoitus?

Helsingin yliopisto tarvitsee henkilötietojesi käsittelyä esimerkiksi seuraaviin tarkoituksiin:

  • Sovimme kanssasi, että toimit yliopistoyhteisössä. Tämä sopimus voi olla palvelussuhde-, vierailevan tutkijan-, dosentin tai professorin sopimus. Sopimuksesi liittää sinut johonkin yliopiston yksikköön. Tämän sopimuksen kautta saat käyttöösi yliopiston käyttäjätunnukset ja henkilötietosi jaetaan yliopiston toimintaa tukeviin tietojärjestelmiin.
  • Mikäli olet hankkimassa kilpailtua tutkimusrahoitusta, varmistamme hakukelpoisuutesi, autamme sinua hakemuksen teossa ja ylläpidämme tietoja tärkeimmistä hakukohteistasi. Rahoituspäätöksen jälkeen käsittelemme ja seuraamme toimintaasi liittyviä sopimuksia sopimusrekisterissä sekä rahoitustasi ja sen käyttöä taloushallinnon järjestelmässä.
  • Lähetämme sinulle tiedotteita yliopiston tapahtumista, toimintatavoista ja palveluista.
  • Kun etsit kirjallisuutta työsi tueksi, voit varata aineistoja kirjastojärjestelmässä tai tilata aineistoja e-lomakkeella. Voit julkaista yliopiston avoimissa julkaisukanavissa, jolloin ylläpidämme henkilötietojasi sekä julkaisukananavan käyttäjänä että julkaisun kirjoittajana.  
  • Ylläpidämme rekisteriä tutkimuksen ja yhteiskunnallisen toiminnan tiedoista. Pääosin nämä tiedot ovat sinun itsesi antamia, mutta julkaisuja voimme myös hakea ulkopuolisista lähteistä sinun puolestasi. Osa tästä raportoinnista on vapaaehtoista ja osa pakollista opetus- ja kulttuuriministeriön määrittelemää tiedonkeruuta.
  • Tiedeviestinnän tueksi tutkimuksen ja yhteiskunnallisen toiminnan tietosi ovat tutkimusportaalin ja ylipiston verkkosivujen kautta avoimesti saatavilla. Voit luoda yhteisöllesi erilliset verkkosivut.
  • Kun arvioimme ja kehitämme yliopiston toimintaa, voimme käyttää sinun toimintatietojasi arvioinnin aineistossa. Usein näitä aineistoja tarkastellaan vain yksikkötasolla.

3.Minkä takia me saamme käsitellä henkilötietojasi eli mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Henkilötietojen käyttö perustuu ensisijaisesti Helsingin yliopistoa koskevaan lainsäädäntöön ja tietyissä erityistarkoituksissa sinun meille antamaan suostumukseen.

Pääasialliset säädökset

  • Yliopistolaki (558/2009) §2 ja §51.
  • Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679. Artikla 6 kohta 1 alakohta e.
  • Tietosuojalaki (xxx/2018) 4 § 1 momentti.
  • Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999

On yleinen etu, että tiedot toiminnastasi yliopistossa ovat yhteiskunnan saatavilla. Käsittelemme niitä tietojasi, jotka kuvaavat toimintaasi yliopiston tutkijana tai asiantuntijana, tutkimusresursseja ja -tuotoksia sekä yhteiskunnallista vuorovaikutusta. Tutkimustoiminnan tiedot ovat julkisia pois lukien erikseen rahoittajan kanssa sovitut tiedot. Tutkimustietojen avulla yliopisto viestii hyvän tieteellisen käytännön mukaisesti tutkimustoiminnastaan ja toimittaa opetusministeriölle sen määräämät tutkimukseen liittyvät tiedot.

4.Minkälaisia henkilötietojasi me käsittelemme?

Käsittelemme henkilötietoja, joista sinut voidaan tunnistaa suoraan ja välillisesti. Suoraan tunnistettavia tietoja ovat muun muassa henkilötunnisteet yliopiston tietojärjestelmissä ja kansainväliset tutkijatunnisteet. Käsittelemme myös nimi-, yksikkö-, tieteenala (oppiaine)-  ja yhteystietojasi. Sen lisäksi käsittelemme muita toimintaasi liittyviä tietoja, joita yhdistelemällä ulkopuolinen voi sinut tunnistaa.

Lisätietoja käsittelemistämme henkilötiedoista löydät tutkimuksessa ja yhteiskunnallisessa vuorovaikutuksessa käytettävien järjestelmien tietosuojaselosteista, joissa käsiteltävät henkilötiedot ovat eritelty yksityiskohtaisesti; ks. kohta 10.

5.Mitä oikeuksia sinulla on?

Oikeus henkilötietojen tarkastamiseen ja oikaisuun

Sinulla on oikeus saada tietää, käsitteleekö Helsingin yliopisto sinuun liittyviä henkilötietoja.

Lisäksi sinulla on oikeus tietää, mitä sinuun liittyviä henkilötietoja käsitellään.

Tiedot eri sovellusten sisältämistä henkilötietoista löydät sovellusten ja aineistojen tietosuojaselosteista, ks. kohta 10.

Monissa sovelluksissamme voit nähdä omat tietosi itse kirjautumalla palveluun (esim. Tuhat-tutkimustietojärjestelmä ja tutkimusaineistojen hallintasuunnitelmatyökalu DMPTuuli).

Mikäli haluat tietää vielä tarkemmin mitä henkilötietoja sinusta käsitellään, ota yhteyttä tuhat-info@helsinki.fi.

Oikeus suostumuksen peruuttamiseen

Jos käsittelemme henkilötietojasi antamasi suostumuksen perusteella, sinulla on oikeus peruuttaa tällainen antamasi suostumus.

Huomaa, että yleensä tutkimukseen liittyvien tietojen käsittely perustuu lakeihin tai yleiseen etuun, eikä sinun antamaasi suostumukseen.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus saattaa yliopiston toiminnan lainmukaisuus Tietosuojavaltuutetun arvioitavaksi (tietosuoja@om.fi)

6.Mistä henkilötiedot ovat peräisin eli mikä tietojen alkuperä on?

Osa tarpeellisista henkilötiedoista on peräisin sinulta itseltäsi, jolloin vastaat niiden oikeellisuudesta.

Jotkut tiedot on kerätty muilta tahoilta kuin sinulta itseltäsi. Tällaisia tietoja ovat mm. osa julkaisujen ja yhteiskunnallisen toiminnan tiedoista.

Tarkemmat tiedot tietojen alkuperästä on järjestelmien tietosuojaselosteissa, ks. kohta 10.

7.Kuinka pitkään säilytämme henkilötietojasi?

Arkistoitujen tietojen säilytysajat löydät Helsingin yliopiston arkistonmuodostussuunnitelmasta: https://flamma.helsinki.fi/fi/HY291833. Muiden kuin arkistoitaviksi määrättyjen tietojen säilytyksessä noudatamme EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.

8.Tietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Säilytämme kaikkia tietoja normaalisti Euroopan talousalueella (ETA), useimmiten Suomessa Helsingin yliopiston tiloissa. Yliopiston tietosuojapolitiikkana on noudattaa erityistä huolellisuutta, jos henkilötietoa siirretään EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle maihin, jotka eivät tarjoa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista tietosuojaa.

Henkilötiedon siirtäminen EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle toteutetaan tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti eli esimerkiksi pyytämällä sinun suostumuksesi. Tällainen voi tulla kyseeseen esimerkiksi tutkimusrahoitushakemuksesi jättämisen yhteydessä ETA-alueen ulkopuolisen rahoittajan järjestelmään Helsingin yliopiston puolesta.

9.Käytämmekö päätöksenteossa automaattista profilointia?

Päätöksiä ei tehdä automatisoidusti.

Yliopisto käyttää tutkimustietoja suoritusarvioinneissa ja strategisen johtamisen tausta-aineistoina kuvaamaan tutkimuksen kehityslinjoja ja vahvuuksia.

10. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä Helsingin yliopistossa

Henkilötietoja käsitellään yliopistossa pääasiassa erilaisilla sähköisillä sovelluksilla. Käsittelemme kaikkia henkilötietojasi siten, että varmistamme niiden asianmukaisen turvallisuuden ja luottamuksellisuuden. Ehkäisemme luvattoman pääsyn henkilötietojesi käsittelyyn käytettyihin laitteistoihin ja suojaamme henkilötietosi vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä tai muulta laittomalta käsittelemiseltä.

Tietosuojaselosteista löydät tarkempia tietoja siitä, mitä tietoja kussakin sovelluksessa käsitellään ja millä perusteella, keillä on pääsy tietoihin ja miten henkilötietojen suojaamisesta, tietoturvasta ja tietojen poistamisesta huolehditaan.

Keskeisiä tutkimukseen ja yhteiskunnalliseen vuorovaikutukseen liittyviä järjestelmiä ovat:

Asian- ja dokumentinhallinta, tiedonkeruut

  • Asian- ja dokumentinhallintajärjestelmä RIIHI
  • Yliopiston tallennustilapalvelut
  • E-lomake -palvelu

Käyttölupatiedot

  • Henkilöroolirekisteri HERO
  • Identiteetinhallintajärjestelmä IAM

Henkilöstötiedot

  • Henkilöstötietojärjestelmä SAP HR
  • Henkilöstön palkkatiedot.
  • Työsuoritusarvioinnit YPJWeb
  • Henkilöstökoulutusjärjestelmä Henkka

Julkaisut, aineistot ja kirjasto

  • Tutkimustietojärjestelmä Tuhat
  • Opinnäytearkisto Ethesis
  • Digitaalinen arkisto HELDA
  • Kirjastojärjestelmän asiakasrekisteri
  • Aineistonhallintasuunnitelman työväline DMPTuuli
  • Tutkimuksen arviointien aineistot

Tutkimusrahoitus:

  • Apurahajärjestelmä AAVA
  • Sopimusrekisteri
  • Taloushallinnon järjestelmä SAP
  • Tutkimusrahoitusksen hakijoiden ja myöntöjen tiedot

Palvelupyynnöt

  • Efecte ITSM -järjestelmä

Verkkosivut ja sosiaalisen median palvelut:

  • Yliopiston verkkosivujen julkaisuväline Drupal
  • Yliopiston intranetin julkaisuväline Publisher
  • Kirjaston verkkosivujen julkaisuväline
  • Yammer

Yhteystiedot

  • Puhelinluettelo

Järjestelmien tietosuojaselosteista löydät tarkempia tietoja siitä, mitä tietoja kussakin sovelluksessa käsitellään ja millä perusteella, keillä on pääsy tietoihin ja miten henkilötietojen suojaamisesta, tietoturvasta ja tietojen poistamisesta huolehditaan.

Tietosuojaselosteet: https://www.helsinki.fi/fi/yliopisto/tietosuojaselosteet. Tuhat-tutkimustietojärjestelmän tietosuojaseloste on tässä linkissä.