Helsingin yliopiston tutkijat ja asiantuntijat: henkilötietojen käsittelyn tietosuojailmoitus löytyy Helsingin yliopiston verkkosivulta https://www.helsinki.fi/tietosuoja --> Skrollaa sivua alas kohtaan "Tutkimus ja tutkimuspalvelut".

HYKS-erityisvastuualueen tutkijat:  Sairaanhoitiopiirit ovat henkilötietojen rekisterinpitäjiä ja Helsingin yliopisto käsittelee henkilötietoja sairaanhoitopiirien puolesta. Helsingin yliopisto toimii HYKS-erityisalueen osalta rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvien pyyntöjen ensisijaisena yhteyspisteenä. Siltä osin kuin  Helsingin yliopiston tietosuojailmoitus tutkijoiden ja asiantuntijoiden henkilötietojen käsittelystä (linkki yllä) ei riitä täyttämään kaikkea EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen informointivelvoitteeseen sisältyvää vastuuta, kukin rekisterinpitäjä vastaa ensisijaisesti itsenäisesti tietosuojan liittyvästä informoinnista omille rekisteröidyilleen kuten myös muista tietosuoja-asetuksen velvoitteista.

Tuhat-tutkimustietojärjestelmän tietosuojaseloste

Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679. Laatimispäivä  24.5.2018,

1. Rekisterinpitäjä

• Helsingin yliopiston kirjaamon yhteystiedot

• Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiiri: https://www.hus.fi/hus-tietoa/yhteystiedot/Sivut/Kirjaamot-ja-arkistot.aspx
• Päijät-Hämeen hyvinvointikuntayhtymä: https://www.phhyky.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

3. Rekisterin nimi

Helsingin yliopiston tutkimustietojärjestelmä

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste

Helsingin yliopiston osalta henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tarjota henkilölle itselleen työkaluja tutkimuksen ja yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen hallinnointiin ja viestintään sekä omien tietojen jakamiseen verkkopalveluissa (kuten Orcid.org). Yliopisto saa järjestelmän avulla käyttöönsä rekisterin tutkimuksessa ja yhteiskunnallisessa vuorovaikutuksessa toimivista henkilöistä ja heidän toiminnastaan, jolloin yliopistolla on paremmat edellytykset ohjata ja kehittää näitä toiminoja. Yliopisto toteuttaa tutkimustietojärjestelmän avulla tiedonkeruita, kuten vuosiraportointia ja tutkimuksen arviointia varten, sekä tilastoi ja anlysoi näitä tietoja. Yliopisto julkaisee tutkimustietojärjestelmän tietoja verkkopalveluissa. Henkilötietojen käsittely perustuu seuraavaan lainsäädäntöön:

• Yliopistolaki (558/2009) 2§ määrittelee yliopistojen tehtäväksi tutkimuksen ja yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen. Tutkimustietojärjestelmä kokoaa tiedot yliopiston tutkimuksesta ja toteuttaa yhteiskunnallista vuorovaikutusta tutkimusportaalin avulla. 
• Tietosuojalaki (1050/2018) 4§ kohdan 1 mukaisesti henkilötietoja saa käsitellä, jos kysymys on kysymys on henkilön asemaa, tehtäviä sekä niiden hoitoa julkisyhteisössä, elinkeinoelämässä, järjestötoiminnassa tai muussa vastaavassa toiminnassa kuvaavista tiedoista siltä osin kuin käsittelyn tavoite on yleisen edun mukainen ja käsittely on oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun oikeutettuun päämäärään nähden;

Helsingin yliopisto kerää ja raportoi HYKS:n erityisvastuualueen julkaisut, sisältäen julkaisujen kirjoittajatiedot ja siirtää julkaisut kansalliseen VIRTA-julkaisutietopalveluun. 

5. Rekisterin tietosisältö

6. Säännönmukaiset tietolähteet

• Yliopiston tietovarasto
• Henkilötietojärjestelmä SAP HR
• Opintotietojärjestelmä OODI
• Projektitietojärjestelmä
• Organisaatiorekisteri
• Käyttäjätunnukset
• Julkaisutietokannat Web of Science, ArXiv, Arto, Fennica, Cab Abstracts
• Henkilön itse tallentamat tiedot
• Toisen henkilön tallentamat tiedot (yhdessä tehty toiminta)
• Valtuutetun käyttäjän tallentamat tiedot (käyttäjä tallentaa henkilön puolesta)

7. Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely ja suojaaminen

8. Henkilötietojen säilytysaika ja tarpeettomien henkilötietojen poistaminen

9. Automatisoitu henkilötietojen käsittely ja profilointi

10. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tiedot julkaistaan tutkimusportaalissa  http://www.helsinki.fi/tuhat.

• Henkilö voi itse estää oman henkilöprofiilinsa tai minkä tahansa henkilöprofiiliinsa linkitetyn yksittäisen tiedon julkaisun.
• Tutkimusportaali tuottaa RSS-syötteenä julkaisu-, henkilö- ja projektiluetteloita, joita voidaan jakaa mille tahansa verkkosivuille.

Muut verkkopalvelut:

• Henkilö voi itse siirtää ORCID-portaaliin julkaisutiedot, henkilön affiliaation HY:ssä ja kansainväliset tutkijatunnisteet.
• Yliopisto siirtää maa- ja metsätalousministeriön Hankehaavi.fi -palveluun maa- ja metsätalousalan hanketiedot. 

HY:n sisäinen käyttö: 

• Tilastot Rapo-raportointijärjestelmässä, 
• Tutkimuksen arvioinnin aineistot ja muut selvitykset

Yliopistolain 51§ mukaan yliopisto toimittaa ministeriölle sen määrittelemät tiedot. Tutkimustietojärjestelmästä toimitetaan seuraavat tiedot: 

• Julkaisujen viitetietojen kopio tuotetaan kerran vuorokaudessa opetusministeriön VIRTA-julkaisutietopalvelulle , josta tietoja siirretään edelleen seuraaviin palveluihin: 
  • Kansalliset korkeakoulutilastot
  • Kansallinen julkaisuportaali
  • CSC:n wiki
• Suomen Akatemian hankeraportointi, jossa tutkija poimii julkaisutiedot VIRTA-palvelusta SA-raportointi 4.4.2017
• Henkilötiedoista henkilön tieteenala.
• Henkilön vierailut ulkomaille ja yliopistossa isännöidyt vierailut.

Kansalliskirjasto:

• Helsingin yliopiston henkilöiden ORCID-tutkijatunnisteet ja julkaisutiedot luovutetaan Kansalliskirjastolle, joka tallentaa ORCID-tunnisteet Asteri-tietokantaan kuvailutietona Suomen kansallisbibliografiaan liittyvistä henkilöistä. Tietosuojalain (1050/2018) 4§ kohdan 4 mukaisesti käsittelyperuste on, että henkilötietojen käsittely arkistointitarkoituksessa on tarpeen ja oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen ja rekisteröidyn oikeuksiin nähden.

Tutkimuskäyttö:

• Turun yliopiston Koulutussosiologian tutkimuskeskuksen tutkimusprojekti ”Avoimen tieteen yhteiskunnallisen vaikuttavuuden mittarit” 4.4.2017
• European VIRTA -hanke 18.10.2017

11. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

12. Rekisterin suojauksen periaatteet

13. Tarkastusoikeus

14. Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista

15. Tietosuojavastaavan tiedot

Helsingin yliopiston tietosuojavastaava on Lotta Ylä-Sulkava, tietosuoja@helsinki.fi