RefWorks (New): Ongelmat MSWordissa

Linkkejä ja vinkkejä RefWorks-viitteidenhallintaohjelman itseopiskeluun Helsingin yliopistolaisille

Ongelmia Citation Managerin lataamisessa Storesta?

Citation Managerin voi asentaa vain Microsoft Storesta ja Tike on tietoturvasyistä ottanut käyttöön Wordin lisäosien keskitetyn jakelun. Asennus onnistuu vain Officen uudempaan ProPlus-versioon, jonka yliopiston käyttäjätunnuksen omaava (ei koske avoimen opiskelijoita) voi ladata omalle koneelle, ks. ohjeet https://helpdesk.it.helsinki.fi/help/6006 (vanhempi Office-versio on poistettava ennen uuden asennusta). Suurimmassa osassa yliopiston koneista on vielä vanhempi Office 2016, johon Citation Managerin asennus ei siis onnistu.

Väliaikaisratkaisuna voi kokeilla VDI-koneiden eli virtuaalityöasemien käyttöä (käytettävissä millä tahansa koneella yliopiston verkossa ja työntekijöille myös kotoa käsin), ks. https://helpdesk.it.helsinki.fi/help/3114, koska niihin on asennettu uudempi Office (Citation Manager löytyy Office Add-ins -välilehdeltä Admin Managed). Käytännöllisempää ratkaisua etsitään (syyskuu 2019).

Siirtyminen Write-N-Citen käyttöön on yksi vaihtoehto tässä tilanteessa. Jos käsikirjoituksen viitteiden lisäys on jo aloitettu Citation Managerilla, pitää viitteet lisätä uudelleen Write-N-Citellä.

Toinen mahdollisuus on käyttää Quick Citea (opastusvideo https://youtu.be/FbD8W8tVmGs) paikkaamaan Citation Managerin puuttumista. Sen avulla viittaukset ja lähdeluettelon tiedot yksinkertaisesti kopioidaan ja liitetään käsikirjoitukseen.

RCM vanhassa Office 2016 -versiossa

RefWorks Citation Managerin käyttöönotto, jos sen hankinta Storesta on käyttämässäsi Office-versiossa estetty

Väliaikatietona vinkki, jolla RefWorks Citation Managerin saa käyttöön myös yliopistolta hankitulla vanhemmalla Office 2016 versiolla:

- Kirjaudu ulos Wordista: oikea yläkulma → oma nimi → switch account → sign out → sign out
- Sulje Refworks add-in jos se oli auki (jätä Word kuitenkin auki)
- Hae Storesta tuo RefWorks add-in ja kirjaudu siihen RefWorks-tunnuksillasi
- Voit nyt kirjautua takaisin Wordiin: oikea yläkulma → sign in → kirjaudu käyttäen tunnus@ad.helsinki.fi ja yliopiston salasanasi → kirjaudu vielä käyttäen tunnus (lyhyt muoto) ja salasanasi

Tämä kuvio pitää toistaa aina kun haluaa käyttää Citation Manageria.

Ongelmia uuden Write-N-Cite 4.6 -version kanssa?

Maaliskuussa 2019 on Write-N-Citestä otettu käyttöön uusi versio 4.6, jossa pitää valita, minkä projektin viitteitä dokumentissa käytetään. Vaikka käyttäjällä olisi vain yksi projekti, voi uuden version ensimmäinen käyttökerta vaatia uudelleenkirjautumisen (Log Out - Log In) ja/tai synkronoinnin (Sync My Database), että kansioiden sisältämät viitteet löytyisivät. Kun dokumentin viitteet sisältävä projekti on kerran valittu, ei sitä voi myöhemmin muuttaa.

RefWorks-välilehti ei näy MSWordissa

Käy aktivoimassa Write-N-Cite (WNC) Add-ins Wordistä kohdasta
File -> Options -> Add-ins ja Manage: valitse "COM Add-ins" (tai "Disabled items" jos WNC on ryhmässä Inactive Application Add-ins) + Go ja valitse WNC ja OK (tai Enable)

Wordin voi vielä sulkea ja avata uudelleen, jos välilehti ei vieläkään ilmesty. Välilehden näkymisen voi tarkistaa myös File -> Options -> Customize Ribbon.

Jos ongelma ei katoa (yliopiston koneella), niin ota yhteyttä Helppariin (helpdesk@helsinki.fi). Kerro samalla mistä koneesta on kyse (paikka ja koneen numero). Koneen tiedot voi kopioida alapalkissa olevasta University Menusta: Computer Information - Copy texts to the clipboard.

---------------------------------------------------------------------------

Jos uusimman Write-N-Cite -version asennuksen jälkeen RefWorks-välilehti ei näy Wordissä, eikä sitä saa näykyviin yllä olevalla ohjeella:

Poista koneelta vanha WnC-ohjelma: Ohjauspaneeli -> Poista asennettu ohjelma.

WnC voi olla siellä eri nimillä: ProQuest for Word tai Write-N-Cite. Koneelta täytyy poistaa molemmat ohjelmat.

Asenna poiston jälkeen RefWorks-tililtäsi uusin WnC-ohjelma: Tools -> Tools -> asenna Cite in Microsoft Word (=Write-N-Cite).

____________________________________________

Oletko kenties ladannut väärän version Write'n citestä (32-bit tai 64-bit)? Vaikka Windows versiosi olisi 64-bittinen, niin koneellasi oleva Word voi olla 32-bittinen.

Ongelmat Citation Managerissa

Jos yrität tehdä lähdeluetteloa tai viittauksia, mutta se ei onnistu, vaan Citation Manager ilmoittaa esim. jotain seuraavanlaista:

Ongelma: Formatting, please wait

Ensimmäisellä käyttökerralla kaikki sujui hyvin ja refworks teki viitteet, mutta sen jälkeen kun olen yrittänyt käyttää refworksia samalla koneella se ei enää toimi. Refworksin sivupalkissa wordissa lukee vain ylhäällä punaisella "Unfortunately Word has misbehaved and we couldn't update some of your citations." Eikä ohjelma tee viitettä, se vain jumittaa kohtaan formatting... please wait....
Olen yrittänyt poistaa ohjelman ja laittaa uudelleen ja kirjata itseni ulos ja sisälle refworksiin, mutta se ei vaan toimi.

Ratkaisu:

Thank you for contacting RefWorks support at ProQuest. Here are our trouble resolution steps for RCM. Make sure that you have track changes turned off in the document and that all changes have been accepted. If you have moved or manually edited any of the citations that can cause this problem. You should delete any of these citations. Within your document, citations are inserted as separate “block” elements. When you click on them, you’ll see a bounding box that delimits the citation. To delete the citation, you must delete the bounding box. Highlight the citation you wish to delete and use the backspace key or delete key to remove it.
Next...
Clear the RCM cache by clicking on the "i" in the top right of RCM and selecting "Clear Web Cache".
Close RCM by clicking on the X.
Close the document, saving changes and then close Word.
Restart your computer.
Open Word.
Open the document.
Insert RCM and login to your account. You should be able to enter additional citations now.

If you still have problems then this may occur when coding from a source outside of Write N Cite/RefWorks Citation Manager is inserted in the document. To repair the document, all of the foreign coding must be removed, save the document and attempt to insert citations again. If you are unable to, coding still remains that needs to be removed. This coding typically comes from Word itself and can include, but is not limited to, track changes, tables, images, and templates. If you are unable to remove all of the coding, you will need to remove the coding you can, copy and paste the text (keep text only formatting) into a new document, and re-cite your citations in the new document.

Vaikka Wordilla voi korjailla ja lisätä tekstiä tekstinsisäiseen viittaukseen, kannattaa tätä välttää ja tehdä muutokset Citation Managerin editoinnilla. Muutokset, joihin CM-editori ei pysty, on syytä jättää viimeiseen versioon (tai sen kopioon), eikä enää käyttää Citation Manageria. Voit myös ottaa yhteyttä Refworks-tukeen vieraan koodauksen poistamiseksi tiedostostasi:  refworks.support@exlibrisgroup.com

Ongelmat Cite in MSWordissa (Write-N-Cite)

Write-N-Citen ongelmista voi Wordin RefWorks-välilehdellä tehdä virheilmoituksen Preferences -> Send Error Report. Dokumentin tiedot menevät suoraan RefWorks-tukeen ja näin ongelman ratkaisu nopeutuu.

Jos yrität tehdä lähdeluetteloa tai viittauksia, mutta se ei onnistu, vaan Write-N-Cite ilmoittaa esim. jotain seuraavanlaista:

Ongelma 1: WNC ja kadonnut viite

The following Errors were found while processing your document:

  • Reference 15 was not found in your database (joku viitteistä puuttuu).

Olet luultavasti poistanut ko. viitteen RefWorks-tililtäsi (ehkä kaksoiskappaleen). Poistetut viitteet säilyvät RefWorks-tililläsi: Deleted References (jollet ole tyhjentänyt roskista). Käy siis palauttamassa ko. viite tillillesi. (Tai sitten poistat ko.viitteen tekstistäsi ja korvaat sen toisella).

Ongelma 2: WNC ja kadonnut tyyli

  • Object reference not set to an instance of an object

Et ehkä ole valinnut Write-N-Cite 4:n Style-valikosta tyyliä. Jos tyylin valinta ei onnistu, kirjaudu ulos ja takaisin Write-N-Cite 4:ään ja valitse sitten tyyli.

Write-N-Citen päivityksen yhteydessä saattavat valitut tyylit (esim. Helsinki-tyylit) pudota Wordin listalta. Tällöin pitää käydä taas kerran käyttämässä tyyliä oman RefWorks-tilin puolella ja sitten "Sync my database" tai logout-login RefWorks-välilehdellä Wordissa.

Ongelma 3: WNC kirjautuminen

  • Sisäänkirjautuminen Wordissa ei onnistu, vaan se jää pyörimään Logging In–tilaan.

Ilmeisesti Windows-päivitysten yhteydessä oli unohtunut tehdä uudet palomuurisäännöt Wordille ja muille Office tuotteille. Tästä syystä Wordistä ei pystynyt kirjautumaan Refworks-välilehdelle. Ilmoita asiasta HY:n Helpdeskiin, vain Tietotekniikkapalveluissa  pystytään korjaamaan asia.

Ongelma 4: WNC ja viitteet taulukossa

I want to add citations to the Word table. Problem is when I add the citations to table more than one place. Then the first added citations appeared to second place where I wanted to add different citations. 

See picture below. If I want to add new citations in blue area with Write-N-Cite, then it takes citations from red area. So, I want to ask if there any solutions to add multiple citation groups in the same row and in the same cell in Word table?

 

Ratkaisu:

Write N Cite 4 does not like coding from other sources being added to a document. Certain features in Word will create coding in the document which Write N Cite does not recognize and this will cause the document to break. In order to prevent your document from breaking, you will want to remove track changes, tables, templates, etc. from the document, create all in text citations, create your bibliography, then add tables and other design features after all citations have been entered via WNC. You can then manually add the references to the table as you desire and there should be no further issues.
 

Ongelma 5: WNC ja puuttuva tyyli

Tyyli, jonka pitäisi olla RefWorksissa, ei näykään Write-N-Citessä.

Ratkaisu:

Etsi ja käytä tyyliä ensin Refworksissa (tee lähdeluettelo esim. jonkin kansiosi sisällöstä tarvitsemallasi tyylillä) - Palaa sitten Write-N-Citeen ja klikkaa "Sync my database".  -> Tyyli löytyy valikosta.

Ongelma 6: WNC jumittaa viitteitä lisätessä tai Sync My Database ei toimi

Yhteys RefWorks-tiliin ja tietojen päivittäminen ei toimi Write-N-Citessä tai WNC jumittaa, kun lisätään uusia viitteitä tai vaihdetaan tyyliä.

Ratkaisu:

I would like you to close Word then use the attached instructions to navigate to the location for the local database and properties files. Once there delete any file that starts with either wnc (for an earlier version of the program) or pq (for the most recent version of the program). Once this is done open Word, you should have to login to WNC / PQ for Word and your complete database should be duplicated locally for use in Word.

Jos muutosten jäljitys (track changes) on päällä, poistetaan se Review/Tarkista -> Track changes/Jäljitä muutokset -> Lock tracking/Lukitse seuranta. Poista kaikki Write-N-Cite/ProQuest -lokitiedostot koneelta C:\Users\<profile name>\AppData\Local -> poista pq- ja/tai wnc-alkuiset tiedostot. Kirjaudu uudelleen WNC:een. Jos lokitiedostojen poisto ei auta, voit ottaa yhteyttä Refworks-tukeen vieraan koodauksen poistamiseksi tiedostostasi: refworks.support@exlibrisgroup.com

Ks. myös Cleaning up files created by Write-N-Cite 4

Wordin RefWorks-välilehdellä voi myös tehdä virheilmoituksen Preferences -> Send Error Report RefWorks-tukeen.